v.0 - 21/02/2024

Partire per un viaggio in pausa pranzo? Da Luglio, i dipendenti Airbus possono fare il giro del mondo con i piatti speciali del nuovo game e avere la possibilità di essere sorteggiati per ricevere un premio esclusivo.

L’Italia è stata la prima tappa del gioco con la sua iconica insalata caprese. Nel corso dei prossimi mesi i dipendenti Airbus potranno atterrare in un Paese diverso ogni mese! Stati Uniti, Germania… per ognuno è stato identificato un piatto tipico.

In cosa consiste il gioco? Ogni utente che entra sull’app ha a disposizione un “passaporto” su cui compaiono i piatti dei mesi passati e di quello presente. Ogni volta che ne ordina uno, diventa più nitido sul passaporto. Se li prova tutti, al termine del periodo di gioco, potrà essere sorteggiato e vincere un premio.

Oltre a rafforzare il proprio programma di loyalty e incentivare la creazione di nuovi account sull’app, con questa strategia di gamification Airbus riesce a raccogliere anche informazioni interessanti sul livello di engagement e di gradimento dei partecipanti. Ha a disposizione, infatti, degli insights dedicati.

Airbus ha lanciato la sua campagna utilizzando una funzione premium messa a disposizione su . Si tratta di una funzione di gamification versatile, che si può adattare a molteplici scopi: ad esempio, si può organizzare una caccia al tesoro mostrando i vari indizi per trovare il tesoro successivo.

La gamification è l’alleato ideale per creare engagement in azienda: sfida, divertimento e gusto si fondono insieme nella nuova funzione di !

19 Ottobre 2023 | William Savchuk

Resta aggiornato, leggi le News!

Il back office si arricchisce di una nuova area dedicata alle news e alla selezione delle .

Appena inserite le tue credenziali, accederai alla nuova pagina in cui potrai scegliere la da modificare e leggere gli ultimi articoli pubblicati.

Per quanto riguarda le , se ne gestisci più di una, potrai cercare quella che desideri inserendo nel campo Cerca l’ID oppure il nome della .

A sinistra, invece, con l’area dedicata alle news potrai restare aggiornato sui nuovi sviluppi, trovare consigli sul funzionamento della piattaforma e idee per sfruttare a pieno tutte le sue potenzialità.

Resta aggiornato, adesso tutto quello che cerchi è a portata di click!

17 Aprile 2023 | Roberta Maestri

Scopri il nuovo flusso di pagamento!

Può capitare che un utente effettui correttamente l’ordine, ma che in fase di pagamento con carta di credito o buoni pasto non lo chiuda tempestivamente.

Questa eventualità apre a diverse casistiche: è trascorso troppo tempo tra la conferma del carrello e il pagamento, quindi il limite di tempo per poter inserire un ordine è passato; la pagina della banca è rimasta aperta troppo a lungo senza fare nessuna azione e, di conseguenza, il pagamento viene annullato; la banca non conferma la transazione, ecc.

In ogni caso, l’utente ha iniziato il processo di ordine senza concluderlo. Da oggi questi ordini si troveranno in un nuovo stato: in attesa di pagamento. L’utente li vedrà nella sua lista ordini in app e avrà a disposizione un pulsante per poter procedere al pagamento anche in un momento successivo.

Cosa succede, invece, nel back office? Entrando nella sezione Ordini, vedrai anche questo tipo di ordini nell’elenco, ma in grigio chiaro. Potrai disporre, inoltre, di tutte le informazioni su chi ha effettuato ogni ordine e sulle selezionate, in modo da poter supportare l’utente in caso di necessità.

24 Maggio 2023 | William Savchuk

Help Desk è la sezione dedicata a te

Lo sapevi? Nel back office c’è uno spazio dedicato alle domande sul funzionamento di , ai dubbi e alle richieste di supporto. Si tratta dell’Help Desk e lo trovi nel menu di navigazione in alto (icona a forma di fumetto).

Nell’Help Desk puoi trovare le risposte che cerchi in due modi:

• consultando le FAQ per tutti i dubbi sul funzionamento
• aprendo un ticket con un operatore specializzato per ottenere un aiuto dedicato

Per trovare quello che cerchi all’interno delle FAQ, basta scrivere qualche parola chiave nel campo Cerca nella colonna a sinistra. Ad esempio, se stai cercando informazioni su come applicare i filtri avanzati alla visualizzazione degli ordini del giorno, scrivi: “filtri avanzati ordini”. Comparirà una lista con tutti i risultati possibili: clicca su quello che meglio descrive le tue esigenze.

Se hai bisogno di assistenza, invece, puoi contattare un operatore che aprirà un ticket e ti aiuterà a trovare una soluzione. Per farlo, clicca su Crea nuova segnalazione: scrivi un breve titolo per descrivere di cosa hai bisogno e poi un testo più dettagliato (puoi anche allegare uno screenshot per essere più preciso). Clicca sull’icona verde in basso per inviare.

La tua richiesta comparirà con stato Attivo nella colonna a destra della pagina di Help Desk. Puoi controllare l’avanzamento verificando il cambio di stato (es. hold-on, solved…) e interagendo con l’operatore direttamente nella chat. Per farlo basta cliccare sul ticket aperto e continuare la conversazione.

Hai una domanda? Chiedi su Help Desk!

17 Aprile 2023 | William Savchuk

Una pausa caffè ideale tra una riunione e l'altra

Il servizio Coffee Break permette agli utenti di ordinare una varietà di spuntini e bevande: brioche, pasticcini, stuzzichini, caffè, succhi... la tua offerta potrà, non solo allietare le loro pause caffè, ma anche rivelarsi un valido alleato durante lunghe riunioni e incontri con clienti importanti.

In base alla tua offerta, gli utenti potranno definire in ogni particolare i loro ordini: il servizio permette di definire delle varianti, ovvero diverse versioni dello stesso prodotto (ad esempio: l'utente potrebbe scegliere una brioche alla crema o una al cioccolato oppure entrambe) o dei prodotti aggiuntivi che andranno a sommarsi all'ordine (ad esempio: tovaglioli di carta, cucchiaini, supplemento di panna, ecc...). L'utente, così, potrà richiedere il servizio che si avvicina di più alle sue esigenze.

Potrai anche stabilire l’ora di ritiro dell’utente, tenendo conto dei tempi di preparazione, così da evitare code e eventuali solleciti.

Cosa c’è di meglio di una buona tazza di caffè tra un meeting e l’altro? Con Coffee Break la pausa ideale diventa realtà.

3 Aprile 2023 | Martina Merletti

Nella Dashboard del back office puoi definire le modalità di ritiro degli ordini. In particolare, puoi impostare gli slot orari di consegna e i pick-up point, lo sapevi?

Quando gli utenti effettuano un ordine, prima di procedere al pagamento, devono confermare l’ora e il luogo del ritiro. A volte possono scegliere tra più opzioni, altre volte hanno a disposizione un valore preimpostato.

Puoi impostare in autonomia questi valori a seconda delle esigenze aziendali. Ad esempio, se sono in molti a usufruire del servizio offerto, potresti aver bisogno di impostare più slot orari a breve distanza l’uno dall’altro oppure, se la tua azienda ha più sedi o più punti possibili per il ritiro, potresti aver bisogno di mettere a disposizione degli utenti più pick-up point.

Vediamo più nel dettaglio come fare. Entra nella dashboard e scorri in basso fino a trovare il titolo “Punti di ritiro”. Clicca sul pulsante + accanto a Aggiungi un nuovo punto di ritiro. Scrivi il nome del punto di ritiro e per quali servizi è attivo. Se hai bisogno di aggiungere più particolari, clicca su Configurazione avanzata in alto a destra (puoi indicare la presenza di un locker, scegliere le occasioni specifiche per cui è valido, i centri di costo per cui è abilitato e la modalità di consegna).

Per quanto riguarda gli slot orari, il procedimento è simile. Clicca sul pulsante + accanto a Aggiungi un nuovo slot di consegna. Indica l’ora di inizio e fine dello slot, i servizi per cui è attivo, i giorni della settimana in cui non compare sull’app, i dettagli per giornata (limite di posti disponibili, limite orario per prenotare, eventuale numero di giorni di preavviso). Nella Configurazione avanzata puoi definire delle opzioni aggiuntive, come il pick-up point di riferimento, i centri di costo e le occasioni.

Puoi sempre modificare i pick-up point e gli slot creati cliccando su quelli che vuoi cambiare. Semplice, no?

30 Novembre 2023 | Roberta Maestri

Nasce una nuova community degli operatori . La piattaforma si arricchisce di uno spazio dedicato al tuo punto di vista e allo scambio di idee su .

Hai curiosità sul backoffice? Vuoi approfondire l’argomento di una news che hai appena letto? Oppure vuoi semplicemente dire la tua sul commento di un altro utente? Da adesso puoi farlo nell’area dedicata sotto a ogni news.

L’obiettivo è quello di creare una community di utenti e favorire il dialogo e lo scambio di punti di vista. L’argomento? L’app e la sua gestione. Questo, non solo fornirà a noi spunti per migliorare l’app e il backoffice, ma ti offrirà anche un’occasione per confrontarti con i tuoi colleghi.

Puoi anche esprimere in modo veloce quello che pensi sulla news appena letta. Ti basterà mettere un like! Così ci aiuterai a scrivere contenuti di interesse sempre maggiore per te.

Allora, questa news ti è piaciuta? Metti like o facci sapere la tua opinione nei commenti!

14 Settembre | Viola Dapiaggi

Tutte le informazioni sulla tua in una pagina

La Dashboard del back office si trasforma e diventa il posto in cui definire alcuni dei dettagli principali delle che amministri. Indica i punti di ritiro, gli slot orari per la consegna degli ordini e i metodi di pagamento che i tuoi utenti potranno utilizzare. Puoi anche caricare il tuo logo e l'immagine principale da mostrare in homepage.

Adesso, in base al tuo profilo, hai a disposizione un'unica pagina per gestire in modo semplice le caratteristiche della e per avere sempre maggiore autonomia nella sua personalizzazione.

22 Marzo 2023 | Daniele Dolci

Come si disabilita un utente nella gestione utenti?

Non ti preoccupare, puoi disabilitare gli utenti duplicati per evitare errori. Apri la Gestione utenti, cerca gli utenti duplicati e disabilita le righe non necessarie attraverso il flag di "utente abilitato". Se l'utente ritira il pasto utilizzando il badge, avere due utenti con lo stesso badge espone al rischio che pur avendo fatto l'ordine sull'app in fase di ritiro questo non venga trovato perché il badge è legato a due utenti: quello che ha fatto l'ordine e quello che non l'ha fatto e quello duplicato. Questa restrizione è stata implementata per garantire l'integrità dei dati e prevenire la perdita di informazioni importanti.

Perché non si può disabilitare un utente nella gestione utenti?

Perché gli utenti potrebbero avere degli ordini collegati o altre informazioni che non si possono cancellare e che rimarrebbero orfane nel momento in cui l'utente venga cancellato.

Non vedo il menu, cosa faccio?

Se non vedi il menu caricato nei giorni desiderati, verifica che:

• sia stato importato sui giorni corretti
• sia stato correttamente importato

Se previsto per il tuo centro, puoi importare il Menu del Giorno.

Clicca su IMPORTA MENU e scegli il periodo di tempo nel quale si vedrà l'offerta da importare. Clicca poi su OK.

Attendi qualche secondo per dare al sistema il tempo di elaborare i dati. Se l’import è andato a buon fine compare un pallino verde e il dettaglio delle informazioni importate per ciascuna giornata.

Ricorda: importando nuovamente il Menu del Giorno, sovrascrivi l'offerta già esistente per i giorni selezionati. Nel caso fossero già state fatte ordinazioni sul menu precedente, importando quello nuovo gli ordini non vengono cancellati, con un conseguente disallineamento tra richieste e piatti presenti nella nuova offerta.

Come si carica il menu?

Se previsto per il tuo centro, puoi importare l'offerta giornaliera.

Clicca su IMPORTA MENU e scegli il periodo di tempo nel quale si vedrà l'offerta da importare. Clicca poi su OK.

Attendi qualche secondo per dare al sistema il tempo di elaborare i dati. Se l’import è andato a buon fine compare un pallino verde e il dettaglio delle informazioni importate per ciascuna giornata.

Ricorda: importando nuovamente il Menu del Giorno, sovrascrivi l'offerta già esistente per i giorni selezionati. Nel caso fossero già state fatte ordinazioni sul menu precedente, importando quello nuovo gli ordini non vengono cancellati, con un conseguente disallineamento tra richieste e piatti presenti nella nuova offerta.

Quali altri metodi di pagamento si possono implementare sulla piattaforma?

La piattaforma supporta diversi metodi di pagamento:

pagamento al ritiro: l’utente effettua il pagamento al momento della consegna ordine con punti: l’azienda mette a disposizione degli utenti un certo numero di punti per fare i propri ordini pagamento con buoni pasto: l’utente può pagare l’ordine con uno o più buoni pasto pagamento con vouchers: l’utente può utilizzare un voucher (che può essere uno sconto, una somma di denaro…) per acquistare sull’app pagamento con centro di costo: gli utenti autorizzati possono acquistare sull’app previa approvazione di un centro di costo aziendale pagamento con carta: l’utente utilizza la propria carta per acquistare sull’app

Per saperne di più, contattaci tramite la sezione di Help Desk!

La news non si vede, come mai?

Se non visualizzi sull’app la comunicazione desiderata, controlla che:

• la data di validità della comunicazione includa anche il giorno corrente
• il tag sia stato effettivamente creato (con il tasto Invio della tastiera subito dopo averlo scritto nell’apposito spazio)
• la comunicazione sia stata associata all’eventuale area di riferimento

Ho caricato una ricetta, ma non si vede. Come mai?

Una volta aggiunta la ricetta attraverso lo strumento Editor ricette, assicurati di averla importata o pianificata correttamente.

Puoi provare a cliccare su Importa menu e inserire nuovamente il periodo di visualizzazione del menu aggiornato. In alternativa puoi pianificare di nuovo la presenza della ricetta in menu.

Non si apre la pagina del menu, ma solo quella degli ordini. Come mai?

Si tratta probabilmente di un problema di rete o circoscritto al device dell'utente. La soluzioni possono essere:

• svuotare la cache
• lanciare nuovamente la pagina
• navigare in incognito

Ho dimenticato la password. Cosa devo fare?

Se hai dimenticato la password, clicca sul pulsante “Hai dimenticato la password?” al momento del login. Scrivi la mail con cui ti sei registrato e segui le istruzioni.

Dove trovo i report?

Sul back office puoi scaricare diversi tipi di report: quelli relativi agli ordini effettuati dagli utenti quelli relativi ai risultati delle survey realizzate

Per accedere ai report degli ordini, vai nella sezione "Ordini" del tuo back office. Una volta nella sezione "Ordini", troverai un'icona "Esporta" che ti permetterà di esportare l'elenco degli ordini in formato CSV. Puoi selezionare il periodo di tempo, il tipo di ordine e il punto di ritiro desiderati. Una volta esportato, potrai aprire il documento utilizzando Excel o Open Office Calc. Ricorda di impostare le opzioni di sillabazione come "separato" o "punto e virgola" per visualizzare correttamente il documento.

Per scaricare i report relativi ai sondaggi, invece, entra nella sezione “Surveys” e clicca sul pulsante “Insights” della survey per cui ti servono le informazioni. A questo punto clicca su “Esporta report”.

Servizi on-site per le grandi aziende

Le grandi aziende vantano un buon numero di uffici, diverse centinaia di dipendenti e collaboratori. Insomma, una quantità enorme di richieste da gestire. Tra queste quelle legate alla manutenzione degli ambienti sono tra le più diffuse: è finita la carta per la stampante, la macchina del caffè non funziona più, le sedie dell'ufficio devono essere cambiate... Nella mole di domande che vengono avanzate ogni giorno, quelle legate alla vita di tutti i giorni negli uffici passano spesso in secondo piano.

Il servizio IFM permette di gestire queste richieste in modo ordinato e sistematico all'interno di uno spazio dedicato. Potrai accorciare i tempi di ricezione delle domande e ottimizzare il processo di lavorazione: gli utenti utilizzano l'app per segnalare quello di cui hanno bisogno e il back office raccoglie i loro ordini in una sezione dedicata. Inoltre, sei tu a stabilire i tempi di lavorazione per ogni tipo di prestazione offerta, così da offrire un servizio ottimale.

Che tipo di servizi puoi definire con IFM? Tutti quelli che puoi offrire! Puoi anche impostare delle varianti per dare più varietà di scelta agli utenti e dettagliare in modo preciso le loro richieste.

9 Aprile 2023 | Roberta Maestri

All’interno di ogni sezione del back office puoi trovare istruzioni su come gestire l’attività della tua . Clicca sul pulsante rotondo con la i al centro e scoprirai cosa puoi fare in quella sezione.

Il back office offre diversi modi di approfondire il suo funzionamento: nella sezione help desk, per esempio, puoi inserire dei termini di ricerca inerenti alla tua domanda e leggere le FAQ più pertinenti. In alternativa, puoi chiedere direttamente aiuto a un operatore specializzato in caso di richieste più strutturate.

Ci sono poi delle guide dedicate a ogni funzionalità, che puoi trovare all’interno di ciascuna sezione. Se ti trovi, ad esempio, nella pagina dedicata alla gestione degli ordini e hai qualche dubbio sul suo funzionamento, ti basta cliccare sul pulsante tondo con la i al centro e si aprirà una schermata divisa in tre parti:

• la prima è una descrizione dettagliata della sezione
• la seconda riporta alcune delle domande più frequenti. Dovrai solo cliccare sulla domanda che corrisponde a quello che vuoi sapere
• la terza è composta dal glossario, nella parte alta.

Consiglio Pro: scorri alla fine della schermata per trovare più velocemente le risposte che cerchi.

8 Giugno 2023 | Martina Merletti

La sezione Gestione notifiche è lo spazio in cui puoi definire le caratteristiche delle comunicazioni da inviare tramite notifica (email, SMS, ecc.) ai tuoi utenti e comprende tutti i modelli che hai già realizzato, così da poterli eventualmente modificare o riutilizzare in futuro.

Possono esistere, infatti, diverse tipologie di mail:

• notifiche da inviare all’occorrenza: utili, per esempio, per condividere messaggi commerciali, informazioni particolari…
• notifiche automatiche: si tratta di modelli che, una volta creati, vengono utilizzati sistematicamente quando si realizzano particolari condizioni (es. notifica di cambio di stato, email per il recupero della password, ecc.)

Nella sezione Gestione notifiche, infatti, trovi la lista delle tue notifiche suddivisa in 3 gruppi:

• elenco modelli occasionali: dove trovi tutte le notifiche personalizzate da inviare solo in alcune occasioni
• elenco modelli utenti: dove puoi vedere la lista delle notifiche che arrivano automaticamente all’utente quando si registra sull’app oppure effettua un ordine o deve recuperare la sua password…
• elenco modelli ordini: dove ci sono le notifiche che avvisano automaticamente l’utente del cambio di stato di un ordine (es. l’ordine è pronto per il ritiro).

Per ogni notifica sono riportati il titolo, l’eventuale abstract e la o le per cui sono state realizzate.

Vediamo più nel dettaglio come gestire i modelli di notifica. Per crearne uno nuovo, entra in Gestione Notifiche e visualizza la lista di modelli desiderata (occasionali, utenti, ordini), poi clicca in alto a destra su AGGIUNGI MODELLO per creare un modello dello stesso tipo di quelli presenti nella lista. Qui puoi definire i dettagli della notifica da inviare:

• l'occasione per inviare la mail (solo nel caso dei modelli utenti)
• i destinatari
• selezionare la o le di destinazione (la mail arriverà ai rispettivi utenti)
• il layout
• lo stato di partenza, quello di arrivo dell'ordine, i servizi (solo nel caso dei modelli ordini)
• scrivere il titolo nelle lingue desiderate, ovvero l’oggetto
• scrivere l’eventuale abstract nelle lingue desiderate, ossia un breve riassunto del contenuto della mail che sarà visualizzato come notifica
• scrivere il contenuto nelle lingue desiderate
• il ritardo di invio della notifica in base all'occasione scatenante (ad esempio, puoi scegliere di inviarla 10 secondi dopo la registrazione dell'utente)

Regole di contribuzione

I coupon sono un ottimo modo per incentivare l’acquisto tramite l’app con promozioni e codici sconto.

Per crearne o modificarne uno, devi accedere a questa pagina (Regole di contribuzione). Se ci sono dei coupon già attivi sull’installazione, li trovi elencati qui. Nel momento in cui il loro periodo di validità finisce, vengono automaticamente spostati nell’area Archiviati (in alto a destra. Per attivarli di nuovo in futuro, basta modificare la data).

Clicca sull’icona + in alto a destra e scegli se servirti dell’impostazione semplice o avanzata (che aggiunge dei comandi a quella semplice). Ecco gli step da seguire:

1. scrivi l’ID del coupon, ovvero il codice che sarà associato alla promozione. Può contenere lettere o numeri senza spazi
2. scrivi il nome del coupon, che non verrà visualizzato sull’app, ma servirà per riconoscere velocemente il coupon all’interno del back office
3. scrivi una breve descrizione che aiuti l’utente a capire quale benefit deriva dall’utilizzo del coupon
4. definisci il valore in $ del coupon
5. stabilisci il periodo di validità del coupon

A questo punto puoi scegliere di passare alla configurazione avanzata per dettagliare meglio la promozione.

Il codice del coupon può essere pubblico, ovvero può essere digitato dall’utente stesso in fase di checkout sull’app. Se l’opzione, invece, non è viene selezionata il coupon comparirà automaticamente al checkout una volta attivato.

In base alle proprie esigenze, inoltre, si può scegliere se rendere obbligatorio o facoltativo l’uso del coupon al momento dell’ordine.

La configurazione procede con la selezione delle installazioni in cui il coupon ha validità. Quella su cui ci si trova nel back office è presente di default e non può essere eliminata, a differenza di quelle eventualmente aggiunte.

Per concludere, si possono dettagliare meglio le condizioni di utilizzo del coupon, le occasioni e le portate per cui è disponibile e gli eventuali fornitori/diete.

Quando hai settato tutto, ricordati di cliccare su Aggiungi.

Attenzione: se elimini un coupon attivo, viene automaticamente archiviato.

Account

In questa sezione puoi impostare a piacere il tuo profilo personale e trovare tutte le informazioni legate al tuo Account.

È qui che puoi:

• Cambiare la lingua dell’interfaccia
• Cambiare la password

Per cambiare la lingua dell’interfaccia devi semplicemente cliccare sull’icona della bandiera desiderata. La modifica avviene immediatamente. Puoi scegliere tra: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno.

Puoi anche cambiare password. Devi solo scrivere quella nuova nell’apposito spazio e ripetila nello spazio sottostante. Ricordati di cliccare sul pulsante blu Salva.

Centri di Costo

In questa sezione puoi gestire le spese dei tuoi utenti, suddividendoli in centri di costo. Le funzioni qui presenti si diramano in:

• Aggiungere, modificare o eliminare un centro di costo
• Ricercare un centro di costo
• Modificare le informazioni relative a un centro di costo
• Aggiungere un utente a un centro di costo oppure a escluderlo

Per aggiungere un centro di costo clicca su Aggiungi un centro di costo. Devi scrivere il nome, il limite di spesa che può essere effettuato senza autorizzazione, il nome dell’approvatore – è possibile inserire un solo approvatore per centro di costo – i servizi disponibili per quel centro di costo e il budget mensile complessivo. Poi clicca su Aggiungi.

Se, invece, hai la necessità di eliminare un centro di costo, clicca sull’icona Elimina. Per modificarlo, invece, clicca sull’icona Modifica.

Una volta inserito il centro di costo, bisogna inserire tutti gli utenti che possono addebitare richieste su quello specifico centro di costo.

Nel caso dovessi gestire molti centri di costo, puoi trovare subito quello che cerchi scrivendo il suo nome nell’apposito spazio in alto a destra, proprio sotto “Ricerca centro di costo”. Clicca poi sull’icona della lente di ingrandimento per avviare la ricerca.

Una volta creato un centro di costo, devi iniziare ad aggiungere utenti autorizzati. Clicca sull'icona accanto alla scritta Aggiungi utente: si aprirà il riquadro Cerca utenti, che consente di trovare un utente specifico tra quelli presenti nel database. Puoi cercare per nome oppure per cognome o semplicemente scrivendo sopra la riga l’email dell’utente. Per avviare la ricerca clicca sull’icona della lente di ingrandimento a destra.

Dopo qualche istante, compare il nome seguito dal cognome e dall’indirizzo email dell’utente. A questo punto clicca sull’icona nell’angolo in basso a destra e la lista relativa al singolo centro di costo si arricchirà del nuovo nominativo in ordine di inserimento. È possibile aggiungere lo stesso utente a più centri di costo. Se, al contrario, desideri escludere un utente da un centro di costo devi cliccare sull’icona rossa del cestino che si trova a destra in corrispondenza del dato utente.

Coffee Break

Il Coffee Break è il servizio che permette l’acquisto di bevande e puntini da consumare durante colazioni e pranzi di lavoro, in occasione di ricorrenze particolari o riunioni. Ad esempio, è possibile prenotare il servizio Coffee Break per offrire ai clienti in visita qualcosa da sorseggiare durante una riunione (magari una tazza di caffè) oppure per festeggiare il compleanno di un collega. Si tratta di prodotti veloci da consumare: tè, caffè, succhi di frutta, biscotti, ecc., ideali per concedersi una pausa.

In questa pagina puoi:

• Trovare le categorie e i prodotti attualmente inseriti
• Impostare gli orari lavorativi del servizio
• Aggiungere o eliminare una categoria di prodotti
• Definire gli orari di una categoria
• Aggiungere prodotti all’interno di una categoria
• Eliminare o modificare i prodotti
• Importare in modo massivo l’offerta
• Mettere in pausa una o più categorie

Per prima cosa, se desideri visualizzare le categorie e i prodotti attualmente inseriti all’interno della tua offerta Coffee Break, devi entrare nella pagina Coffee Break, che trovi nel menu di navigazione laterale. Nella pagina trovi la lista di tutte le categorie con i relativi prodotti, di cui sono indicati l’eventuale valore in punti e in euro, la quantità massima ordinabile, la quantità disponibile, le tempistiche che sono necessarie per la preparazione e consegna del prodotto e l’eventuale indicazione che il prodotto può essere consegnato il prima possibile.

Se desideri impostare gli orari lavorativi del servizio Coffee Break, devi cliccare su Orari di servizio, che trovi in alto a sinistra. Gli orari lavorativi, impostati dalla schermata che si apre, saranno il default per tutte le categorie. La tabella oraria è strutturata per giorni della settimana e frazioni di tempo della durata di 30 minuti ciascuno. Gli utenti possono usufruire del servizio Coffee Break solo quando è attivo, cioè in corrispondenza dei pallini verdi. Se i pallini sono rossi il servizio non viene fornito. Per cambiare il colore dei pallini, è sufficiente cliccarci sopra.

Quando hai definito tutti gli orari, clicca sul pulsante blu Salva che trovi in fondo alla schermata. Gli orari vengono memorizzati e non devi impostarli ogni giorno.

In caso di necessità, puoi anche definire gli orari di una specifica categoria. Clicca su Orari della categoria, in corrispondenza della categoria desiderata. Clicca sui pallini per cambiare colore: il verde significa che il servizio viene fornito, il rosso indica che non è attivo.

Ricorda di cliccare su Salva quando hai terminato. Gli orari lavorativi vengono memorizzati e non devono essere impostati ogni giorno.

Cosa sono le categorie? Sono raggruppamenti di prodotti con caratteristiche simili.

Per aggiungere una categoria, clicca sull’icona verde tonda con il simbolo + di fianco alla scritta Aggiungi una categoria. Nel riquadro che appare devi scrivere il nome della categoria nelle lingue che ti interessano: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno. Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome della categoria nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano). Non esiste un elenco di denominazioni prestabilito, puoi scegliere la dicitura più adatta alle tue necessità.

Per scrivere, clicca sulla scritta grigia “Nome della categoria” (ad esempio “Caffetteria”). Quando hai finito, clicca sul pulsante blu Salva.

Se, invece, desideri eliminare una categoria non devi fare altro che cliccare sull’icona rossa del cestino a destra che corrisponde alla data categoria. Attenzione: eliminando una categoria, elimini anche tutti i prodotti in essa contenuti.

Sotto al nome della categoria trovi i singoli prodotti, dei quali sono specificati il nome, i punti, il costo in euro, il numero dei pezzi ordinabili, di quelli disponibili e le tempistiche necessarie per la preparazione oppure l’eventuale indicazione che il servizio verrà fornito il prima possibile.

Per aggiungere un prodotto clicca sul pulsante verde tondo con l’icona + di fianco alla scritta Aggiungi. Nel riquadro che si apre, seleziona la lingua che ti interessa: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno.

Prosegui inserendo il nome del prodotto o del servizio (ad esempio, “Opzione standard”), una sua breve descrizione, il valore in euro, la quantità disponibile e quella ordinabile. Poi definisci il tempo di preparazione e consegna, che deve essere espresso in ore oppure puoi indicare che il servizio sarà reso disponibile “il prima possibile” cliccando sul relativo campo. Se definisci un tempo preciso di preparazione, al momento di confermare l’ordine sull’app, l’utente potrà scegliere la data e l’ora del ritiro e quindi prenotare il servizio con un certo preavviso in base alla disponibilità oraria che hai indicato in precedenza.

Per completare l’offerta, puoi aggiungere delle varianti, ovvero delle opzioni aggiuntive o che aiutano l’utente a specificare meglio le proprie necessità. Clicca su Aggiungi una variante.

Devi indicare un nome generico per ciascuna variante, che rappresenti i prodotti offerti (ad esempio, “Tipi di caffè”) e un nome specifico per ogni prodotto (“arabica”, “robusto”, “decaffeinato”). Poi, indica il valore in euro o in percentuale rispetto al costo complessivo del servizio. Per aggiungere altri prodotti clicca sull’icona + che trovi al centro.

Quando hai definito tutti i prodotti all’interno della variante, devi stabilire le modalità di scelta dell’utente. “Min” indica il numero minimo di elementi che l’utente può selezionare e “Max” il numero massimo.

Nello specifico:

• Min 1, max 1: significa che l’utente potrà scegliere un solo elemento
• Min 0, max n°opzioni disponibili: l’utente può scegliere tutte le opzioni, nessuna oppure in parte

Quando hai finito, clicca sul pulsante blu Salva variante. Quando hai terminato di inserire tutte le varianti clicca sul pulsante Salva all’interno della scheda del prodotto.

All’occorrenza puoi anche eliminare un singolo prodotto, clicca sull’icona rossa del cestino che trovi a destra, in corrispondenza del prodotto da togliere.

Se desideri, invece, modificare un prodotto, clicca sull’icona a forma di matita corrispondente. Ricorda di cliccare sempre Salva dopo aver terminato, altrimenti perderai le modifiche.

Nel caso tu abbia molti prodotti da aggiungere al Coffee Break, puoi importarli tutti in una volta. Clicca su Importazione massiva e scegli se copiare le informazioni su un file excel oppure se desideri compilarle direttamente nello spazio apposito.

Nel caso decidessi di servirti di un file excel, scrivi tutte le informazioni e poi copiale nello spazio che si apre quando clicchi su Importazione massiva.

Comunicazioni

In questa sezione puoi creare messaggi da pubblicare in diversi punti dell'app, per comunicare a tutti gli utenti che c'è una nuova promo oppure che c'è un nuovo piatto in menu... Le aree e i tag ti permettono di scegliere dove far comparire il messaggio (in home page, all'interno del , in un'eventuale area news, ecc.). Ecco cosa puoi fare in questa sezione:

• Gestire le comunicazioni
• Creare nuovi filtri
• Creare features
• Aggiungere nuovi messaggi
• Modificare i messaggi già esistenti
• Eliminare messaggi
• Visualizzare lo storico dei messaggi attualmente pubblicati
• Creare una promo

Le comunicazioni/news possono comparire in diversi punti dell’app: sulla home page e nella sezione Contatti. Puoi stabilire dove mostrarle, inserendole all’interno di aree che corrispondono a una certa posizione:

• A1: messaggi in homepage
• A2: messaggi nella sezione news
• A3: promozioni o valutazioni del servizio posizionate all’interno del del giorno.

Consiglio Pro: puoi pubblicare un messaggio per dieta. Puoi servirtene per promuovere nel menu eventuali combo, omaggi, permettere agli utenti di valutare ricette specifiche o il servizio in generale…

Clicca su Comunicazioni nel menu di navigazione laterale ed entra nella pagina Organizza. Puoi rinominare ogni area in base alle tue preferenze per rendere il processo di inserimento più intuitivo. Devi solo cliccare sull’icona Modifica (a forma di matita) a fianco dell’area e inserire il nome, l’eventuale numero massimo di comunicazioni che può contenere e scegliere se includere i messaggi contraddistinti solo da un certo tag ordinati in base al filtro oppure mescolarli tra loro. Quando hai terminato, ricordati di cliccare Salva.

Attenzione: nel caso volessi promuovere una combo, ricorda che stai solo pubblicando una comunicazione, che non attiva in automatico il meccanismo per far scattare la combo al checkout. Per creare tale meccanismo e far funzionare la combo, devi utilizzare l’apposita funzione Editor combo.

Scendiamo un po’ più nel dettaglio. Per inserire una comunicazione/news all’interno di un’area devi usare dei filtri: la loro funzione è quella di filtrare i contenuti, organizzarli e mostrarli nell'app.

Ad ogni filtro sono associati dei tag, ovvero parole che aiutano ad identificare meglio le comunicazioni: ad esempio, puoi attribuire a tutti i messaggi che riguardano l'offerta giornaliera i tag menu, primi, secondi…

I filtri permettono di mostrare sull’app solo le comunicazioni che contengono i tag che hai associato a un certo filtro.

Per creare e aggiungere un filtro a un’area entra nella sezione Organizza e clicca sull’icona + che trovi a fianco dell’area in cui desideri inserirlo. Spunta l’opzione Filtro e poi scrivi il nome nelle lingue che desideri. Inserisci tutti i tag separati da uno spazio.

Il "nome filtro" è l’informazione che viene visualizzata tra i filtri nell’area News dell'app . Tale nome può essere diverso rispetto al tag vero e proprio: ad esempio, se il "nome filtro" è Attività fisica e contiene i tag "attivita_fisica" e “movimento_sportivo", l'utente vedrà nell'app la voce Attività fisica.

A questo punto, definisci il numero massimo di comunicazioni da mostrare e il codice dei comuni da cui reperire le comunicazioni.

Ad esempio, se amministri più , puoi creare un messaggio da condividere in tutte le sedi, senza doverlo ricreare ogni volta. Nel caso dovessi copiare i messaggi da un altro , infatti, puoi inserire il codice relativo a quella sede. Al contrario, se hai creato dei messaggi ad hoc, inserisci il codice della sede in corso.

Attenzione: un tag può essere formato da una sola parola oppure da più parole scritte senza spazi o separate dal simbolo _ . Per inserirlo ricorda di premere Invio sulla tastiera o di schiacciare la barra spaziatrice. All’occorrenza, puoi eliminare un tag cliccando sull’icona X che trovi a fianco.

Controlla sempre di non aver commesso errori di battitura, perché il tag viene riconosciuto esattamente per come viene scritto. Ad esempio, fai attenzione alle lettere maiuscole: il filtro “menu” è diverso da “Menu”.

A volte, le comunicazioni hanno lo scopo di informare gli utenti sull’andamento di un sondaggio o di fornire un’infografica. In questo caso parliamo di Feature.

Per aggiungere una comunicazione che informa sullo stato di una feature, clicca sull’icona + vicino al nome dell’area e spunta l’opzione Feature. Seleziona una feature dal menu a tendina e definisci quale range di tempo considerare: ad esempio, tutte le valutazioni fatte a partire dalle due settimane precedenti alla data corrente.

Scegli, poi, in quali condividere la comunicazione e clicca su Salva.

Attenzione: l’utente può esprimere il proprio livello di gradimento solo quando il suo ordine è stato segnato come “pronto per il ritiro” o “consegnato”. In altre parole, le feature scattano quando l’utente ha usufruito del servizio o ha provato il prodotto.

Abbiamo visto come funziona l’organizzazione delle comunicazioni/news sull’app. Adesso entriamo nel dettaglio di come si crea una comunicazione.

Per prima cosa, entra nella pagina Inserisci/Modifica””. Clicca su Crea Messaggio** e scrivi il titolo, l’eventuale abstract e il testo del messaggio nelle lingue che desideri. Puoi inserire un’immagine (oppure selezionarla nella library dedicata, se disponibile) e scegliere se farla comparire come sfondo della comunicazione o di lato. Infine, puoi scegliere in quale periodo farla comparire sull’app.

A ogni comunicazione è possibile associare uno o più tag, per includerla all’interno di un determinato gruppo (ad esempio, puoi associare il tag “Consigli” a tutte le comunicazioni che hai creato a tema “consigli alimentari”). Digita il nome dei tag e schiaccia il tasto Invia della tastiera o la barra spaziatrice.

Quando hai terminato, clicca su Salva.

Attenzione: quando pubblichi un avviso, dal momento che si tratta di un testo molto breve, il contenuto mostrato sull’app è quello dell’abstract.

Ricorda: se dopo aver pubblicato non vedi la comunicazione sull’app, controlla di aver selezionato la data di inizio pubblicazione. Il messaggio, infatti, è visibile solo durante il periodo definito al momento della sua creazione.

Per eliminare una comunicazione, invece, clicca sull’icona Elimina (a forma di cestino) di fianco ad essa. Se, invece, desideri modificarla, devi semplicemente cliccare sull’icona Modifica (a forma di matita) e apportare i cambiamenti necessari: ricorda di cliccare Salva prima di uscire.

Per concludere, vediamo come si crea una promo. Una promo altro non è che una comunicazione che può comparire nella home page dell’app (per darle rilievo) o nella sezione news e che ha la funzione di comunicare agli utenti una promozione.

Per creare una promo, entra nella pagina Inserisci/Modifica che trovi nella sezione Comunicazioni nel menu laterale. Clicca su Crea Messaggio e scrivi il titolo, l’eventuale abstract e il testo del messaggio nelle lingue che desideri. Puoi inserire un’immagine e scegliere se farla comparire come sfondo della comunicazione o di lato. Infine, puoi scegliere in quale periodo farla comparire sull’app.

A ogni promo è possibile associare un filtro, o tag, per includerla all’interno di una determinata area (ad esempio, puoi associare il tag “Consigli” a tutte le comunicazioni che hai creato a tema “consigli alimentari”. Per maggiori dettagli ti rimando al capitolo dedicato alle Comunicazioni di questa guida). Quando hai terminato, clicca su Salva.

Dashboard

Nella Dashboard hai accesso ad alcuni comandi che ti permettono di personalizzare meglio l’app e ad informazioni utili, a seconda del ruolo che ti è stato assegnato.

Vediamo più nel dettaglio di che funzioni si tratta:

• Nome dell’azienda
• Indirizzo
• Lista degli amministratori
• QR Code e codice della da condividere con gli utenti
• Il numero di ordini del giorno
• Il fatturato del giorno
• Personalizzazione di alcuni aspetti grafici dell’app
• Personalizzazione dei dettagli del ristorante
• Gestione degli utenti e dei codici di invito
• Lista degli utenti registrati
• Editor punti di ritiro, slot di consegna, metodi di pagamento

Nella dashboard puoi anche scaricare i link di invito per gli utenti che si devono registrare all’app (si tratta di una url che rimanda direttamente alla in cui registrarsi). All’occorrenza, hai anche la possibilità di definire delle regole di contribuzione (se il piano di welfare aziendale le prevede) e di stabilire alcune regole di accesso.

Per concludere, puoi creare/modificare in autonomia i pick-up point, gli slot orari e i metodi di pagamento. Se vuoi aggiungerne uno devi cliccare sul + accanto a ciascun elemento, per apportare modifiche, invece, clicca sulle singole voci.

Ecco come definire ciascun elemento:

• Pick-up point: scrivi il nome del punto di ritiro e per quali servizi è attivo. Se hai bisogno di aggiungere più particolari, clicca su Configurazione avanzata in alto a destra (puoi indicare la presenza di un locker, scegliere le occasioni specifiche per cui è valido, i centri di costo per cui è abilitato e la modalità di consegna).
• Slot orario: indica l’ora di inizio e fine dello slot, i servizi per cui è attivo, i giorni della settimana in cui non compare sull’app, i dettagli per giornata (limite di posti disponibili, limite orario per prenotare, eventuale numero di giorni di preavviso). Nella Configurazione avanzata puoi definire anche il pick-up point di riferimento, i centri di costo e le occasioni.
• Metodi di pagamento: scrivi il nome del metodo, i servizi per cui è attivo e la modalità da cui deriva (pagamento al ritiro, carta di credito, centri di costo).

Nella Dashboard puoi anche caricare il logo dell’azienda cliente e l’immagine in homepage visibili sull’app. Il logo comparirà in alto a sinistra. È inoltre possibile gestire alcune configurazioni dell’installazione: definire il numero massimo di ricette ordinabili per ciascun componente, definire un valore in punti o in euro di default per ciascun componente e il valore massimo del carrello (in punti).

Diete Speciali

Alcuni utenti possono avere particolari esigenze alimentari (intolleranze, allergie...) ed è importante tenerne conto durante la preparazione in cucina. In questa sezione puoi gestire le liste di utenti iscritti a delle diete speciali, ovvero delle modifiche particolari al menu.
In particolare, qui puoi:

• Aggiungere, eliminare una dieta speciale
• Ricercare una dieta speciale
• Aggiungere un utente ad una dieta speciale, oppure escluderlo da essa

Per aggiungere una dieta speciale clicca sull’icona verde tonda con un + al centro che si trova di fianco alla scritta Aggiungi dieta. Nel riquadro che si apre scrivi il nome della dieta sopra alla riga e seleziona sul menu a tendina di fianco il servizio per cui è disponibile (lunchbox, take away, shop, menu del giorno). Ricorda di cliccare sul tasto blu Aggiorna prima di uscire. Se vuoi eliminare una dieta speciale, invece, clicca sull’icona rossa del cestino a destra.

Nel caso fossero presenti molte diete speciali nella sede che stai gestendo, puoi trovare velocemente quella che stai cercando, scrivendo il suo nome nello spazio di ricerca in alto a destra.

All’interno di ogni dieta devi inserire gli utenti che hanno diritto a usufruirne. Clicca su Aggiungi utente e scrivi il nome, il cognome oppure l’indirizzo mail dell’utente che desideri aggiungere. Per avviare la ricerca clicca sull’icona della lente di ingrandimento. Dopo qualche istante, comparirà il nome seguito dal cognome e dall’indirizzo email dell’utente. Aggiungilo alla lista.

È possibile aggiungere lo stesso utente a più diete speciali. Se, al contrario, desideri escludere un utente da una dieta speciale devi cliccare sull’icona rossa del cestino che si trova a destra in corrispondenza del dato utente.

IFM

In questa sezione puoi impostare dei Servizi On Site (ad esempio, la preparazione di una sala, attività di manutenzione degli spazi, ecc.) e si suddivide in tre pagine: Servizi, Autorizzazioni e Richieste.

Nella pagina dedicata ai Servizi puoi:

• Visualizzare i servizi e le categorie da te inserite
• Selezionare gli orari lavorativi dei “Servizi On Site”
• Aggiungere una categoria di servizio
• Definire gli orari di una categoria
• Eliminare una categoria
• Aggiungere singoli servizi all’interno di una categoria
• Modificare singoli servizi all’interno di una categoria
• Eliminare singoli servizi all’interno di una categoria
• Importare in modo massivo l’offerta
• Mettere in pausa una o più categorie

Nella pagina riservata alle Autorizzazioni, invece, hai la possibilità di:

• Autorizzare gli utenti a usufruire dei servizi IFM

Nella pagina dedicata alle Richieste puoi:

• Visualizzare le richieste effettuate dai clienti
• Esportare il file CSV delle richieste effettuate

Infine, puoi gestire gli ordini se hai un profilo abilitato come operatore IFM.

La pagina Servizi mostra le informazioni da te indicate in merito ai servizi e le relative categorie da te offerte. In particolare, sotto al nome di ogni Categoria, puoi leggere il nome dei singoli servizi, il loro costo in punti e/o in euro, la quantità massima ordinabile e la loro disponibilità. Gli elementi compaiono in ordine di inserimento, non in ordine alfabetico.

Per prima cosa clicca sulla scritta Orari di servizio posta sulla barra in alto. A questo punto, puoi vedere sulla schermata che si è aperta una griglia suddivisa per giorno e orario: lo schema è strutturato su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti. Clicca sui pallini corrispondenti agli orari lavorativi dei servizi offerti: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi. Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica. Fai attenzione: gli orari impostati saranno il default per tutti i servizi e saranno validi finché non deciderai di modificarli. Per ogni singolo servizio sarà possibile impostare degli orari differenti nel caso ce ne sia necessità.

Adesso devi cominciare a creare le categorie in cui inserire i singoli servizi, cliccando su *Aggiungi categoria. Sulla schermata che si apre puoi indicare il nome della categoria in diverse lingue: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno. Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome della categoria nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano). Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica.

Se desideri, invece, definire gli orari specifici di una categoria (quindi validi solo per quella categoria), clicca sul pulsante Orari della categoria, che puoi trovare a destra in corrispondenza della categoria da modificare. Sulla schermata che si apre, puoi vedere una griglia analoga a quella utilizzata per indicare gli orari lavorativi dei “Servizi On Site”. Lo schema è suddiviso per giorno e orario su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti. Clicca sui pallini per definire gli orari in cui la categoria è attiva o non disponibile: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi. Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica.

In caso di bisogno, puoi eliminare una categoria, clicca sul pulsante Elimina che trovi a destra della categoria, segnalato dall’icona rossa di un cestino. Fai attenzione: la modifica avverrà all’istante senza la richiesta di conferma.

Vediamo ora come inserire servizi in una data categoria. A destra di ciascuna categoria, c’è il pulsante Aggiungi. La sua funzione è quella di aggiungere i singoli servizi relativi a una certa categoria. Cliccandoci sopra, si apre una schermata nella quale puoi indicare:

• Il nome del servizio, seguita da una breve descrizione facoltativa. È possibile inserire le informazioni in inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno: i clienti leggeranno il nome e la descrizione del servizio nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano)
• Il costo in punti e in euro del servizio
• La disponibilità (ad esempio, se si possono allestire solo 2 sale contemporaneamente, la disponibilità sarà pari a 2)
• La quantità massima ordinabile (nel caso dell’allestimento delle sale, per esempio, per motivi organizzativi si può richiedere la preparazione di una sola sala)
• La tempistica espressa in ore lavorative, ovvero quanto tempo è necessario per fornire il servizio; in alternativa alla tempistica in ore, si può indicare che il servizio viene effettuato “il prima possibile”. Per ogni particolare servizio, si possono specificare delle varianti, ovvero delle prestazioni aggiuntive (ad esempio, nel caso dell’allestimento di una sala, le varianti potrebbero essere “disposizione sedie”, “elementi aggiuntivi”, ecc.). Per ogni eventuale variante si deve indicare:
• Il nome (es. “elementi aggiuntivi”)
• Le prestazioni fra cui scegliere (es. “acqua in bottiglia”, “proiettore”, “block notes e penna”)
• La quantità di prestazioni che si possono scegliere, dove “min” indica il numero minimo di elementi che l’utente può selezionare e “max” il numero massimo. Nello specifico:
• min 1, max 1: significa che l’utente potrà scegliere un solo elemento (es. solo l’acqua in bottiglia)
• min 0, max 2: implica che l’utente possa richiedere fino a due elementi (es. proiettore e acqua in bottiglia)
• min 0, max 3: l’utente può scegliere fino a tre elementi ecc. Il prezzo della prestazione che andrà ad aggiungersi al costo del servizio e che può essere espresso in euro oppure in percentuale. Se, ad esempio, si indica 10% come prezzo della variante e il servizio costa 20 €, l’utente dovrà pagare in tutto 22€. Per aggiungere più varianti, clicca sul pulsante verde a forma di cerchio con una croce al centro. Se, invece, decidi di eliminare una variante, clicca sulla X a destra dell’elemento da cancellare. Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva variante per non perdere le modifiche relative alle varianti. Quando hai finito di aggiungere il servizio, clicca sul pulsante blu Salva in fondo a tutta la schermata.

Per ultimo, se devi modificare i singoli servizi in un secondo momento, non devi fare altro che cliccare sull’icona della matita a destra di ciascun servizio. Puoi anche eliminarli cliccando sulla rispettiva icona a forma di cestino.

Consiglio Pro: se hai molti prodotti da aggiungere a IFM puoi importarli tutti in una volta. Clicca su Importazione massiva e scegli se copiare le informazioni su un file excel oppure se desideri compilarle direttamente nello spazio apposito.

In base alle esigenze aziendali, è possibile autorizzare tutti gli utenti a usufruire dei servizi IFM oppure autorizzare solo un gruppo di persone. Per abilitare solo alcuni utenti specifici bisogna entrare nella pagina Autorizzazioni e cliccare su Autorizza utente. È possibile ricercare una persona specifica all’interno del database digitando il nome, il cognome oppure l’indirizzo e-mail. Clicca sull’icona della lente di ingrandimento e quando trovi l’utente desiderato clicca sull’icona in basso a destra per aggiungerlo alla lista. È sempre possibile cancellare dalla lista un utente cliccando sull’icona elimina (raffigurante un cestino) alla destra del nome dell’utente. Per cercare, invece, qualcuno che è già presente nell’elenco, puoi digitare il suo nome, il cognome o l’indirizzo e-mail nel campo Cerca. Il filtro si attiva già mentre compili il campo.

Passiamo adesso alla pagina Richieste, che offre un quadro dettagliato delle richieste fatte dagli utenti e sul loro stato di lavorazione. Per una lettura ottimale, sono stati inseriti dei filtri da selezionare in base alle proprie esigenze nella parte superiore della pagina. Si possono visualizzare le richieste in base:

• Alla data in cui la richiesta è stata fatta, selezionando un certo periodo di tempo;
• Alla data in cui in cui il servizio è stato preso in carico, selezionando un certo periodo di tempo;
• Alla data in cui il servizio è stato fornito, selezionando sempre una certo arco temporale;
• Si possono considerare solo le richieste che sono state chiuse oltre il tempo massimo concesso, cioè oltre al Service Level Agreement pattuito;
• Allo stato del servizio (inserita, presa in carico, in lavorazione, completata, in attesa, eccezione, annullata, tutti). Una volta selezionati i criteri di visualizzazione, clicca sul pulsante blu applica filtri e vedrai comparire in basso una lista dei servizi con quelle caratteristiche. In particolare, nell’elenco puoi leggere:
• L’ID dell’utente
• Il punto di ritiro
• La data del report
• La data e l’ora di richiesta, di esecuzione ed eventualmente di chiusura
• Il nome, il cognome e la mail dell’utente
• Il servizio richiesto
• Eventuali note
• SLA (Service Level Agreement)
• Lo stato della richiesta

Per esportare il report CSV dell’elenco delle richieste, clicca sul pulsante Esporta posto a destra della pagina. L’esportazione avverrà immediatamente. Puoi esportare tutte le richieste o solo quelle che ti interessano. In quest’ultimo caso, prima di esportare il file, ricorda di applicare i dovuti filtri alla lista.

Se vuoi gestire un servizio On Site richiesto da un utente, invece, devi accedere al back office con un profilo abilitato alla gestione operativa degli ordini. Inserisci le tue credenziali e, se gestisci più di un sito, seleziona quello desiderato.

Gli ordini sono organizzati per settimana e possono essere visualizzati sotto forma di calendario o di agenda. I servizi che hanno una data e un’ora richiesta per l’esecuzione sono di colore blu, quelli da evadere il prima possibile sono azzurri. Tutti i servizi chiusi hanno uno sfondo bianco.

Ogni servizio ha l’indicazione della data, dell’ora, dell’ID della richiesta, del nome del servizio e dello stato di preparazione. Per gestire una richiesta è sufficiente cliccare sull’ordine che intendi prendere in carico ed entrare nella scheda di dettaglio.

Nella schermata che si apre puoi vedere tutte le informazioni relative all’ordine: il nome del servizio, il richiedente, la data e l’ora limite per la consegna, le eventuali varianti selezionate e le note.

È sempre indicato lo stato corrente e il pulsante per procedere al cambio di stato, che sarà registrato con data e ora dell’operazione. Clicca sul pulsante Cambia stato e selezionane uno tra quelli possibili. Puoi aggiungere anche un messaggio che sarà inviato all’utente.

Entrando nella chat relativa al singolo ordine è possibile vedere tutti i cambi di stato effettuati e tutti i messaggi inviati. La comunicazione del cambio di stato e l’eventuale messaggio sono inviati automaticamente all’utente.

Ordini

Se vuoi visualizzare gli ordini del giorno devi accedere a questa sezione, in cui puoi avere una visuale completa di tutti gli ordini effettuati dai clienti giorno per giorno. Qui puoi:

• Gestire lo stato degli ordini
• Visualizzare la lista degli ordini effettuati
• Visualizzare la lista degli ordini effettuati usando i Filtri Avanzati
• Visualizzare le prenotazioni del posto a sedere
• Gestire le prenotazioni del posto a sedere
• Gestire le prenotazioni delivery
• Stampare l’elenco degli ordini in PDF (distinta base, ordini, collarini, ecc.)
• Esportare l’elenco degli ordini in CSV per reportistica
• Stampare la distinta base

Dalla schermata puoi ricavare alcune importanti informazioni: il tipo di ordine (es. lunchbox, take away, shop, menu), l’occasione, il luogo di ritiro, lo slot di consegna, il nome, il cognome e l’email dell’utente, le ricette presenti nell’ordine, eventuali note inserite dall’utente, lo stato dell’ordine.

Le richieste entrano nel sistema in stato “in attesa”. Puoi decidere di cambiare lo stato di un singolo ordine cliccando vicino al servizio richiesto oppure di tutti gli ordini cliccando Seleziona tutti. Compariranno tutti gli stati disponibili e le relative icone:

• In attesa
• In lavorazione
• Pronto
• Ritirato
• Annullato

Quando porti gli ordini in stato “in lavorazione”, gli utenti non possono più annullarli dall’app e quindi si può cominciare la preparazione. Stampa la lista degli ordini da preparare, che contiene i prodotti e i servizi richiesti e l’elenco dei componenti che serviranno per la preparazione. Puoi stampare, in aggiunta, la distinta base che svolge anche la funzione di documento di consegna (sono riportati il codice utente, il nome dell’utente, il luogo e l’ora di consegna, i dettagli dell’ordine, il prezzo, il metodo di pagamento e uno spazio dedicato alla firma dell’utente).

Terminata la preparazione degli ordini, cambia il loro stato in “pronto”. A questo punto stampa le etichette da apporre sulle confezioni: su ogni etichetta trovi il codice utente, il nome dell’utente, il luogo e l’ora di consegna, i dettagli dell’ordine e il prezzo. Quando l’utente viene a ritirare il suo ordine, modifica lo stato in “ritirato”.

In caso di esigenze particolari (sono terminati gli ingredienti, c’è stato un guasto…) puoi annullare un ordine.

Attenzione: se viene utilizzato come punto di ritiro un locker, il passaggio da “in lavorazione” a “pronto” avviene in automatico quando viene scansionato il QR code del collarino dal lettore del locker e depositato l’ordine all’interno della cella del locker. Anche per quanto riguarda il passaggio a “ritirato”, l’aggiornamento di stato avviene in automatico quando viene letto il QR code dell’utente e prelevato l’ordine dalla cella del locker.

Per ottimizzare la gestione degli ordini, soprattutto se ce ne sono molti, hai a disposizione diversi modi per visualizzare solo quelli che ti servono:

• Puoi visualizzare gli ordini nell’ordine che preferisci. Devi semplicemente cliccare sul titolo della colonna che ti interessa. Ad esempio, se desideri vedere gli ordini in base al punto di ritiro, clicca su Ritiro. Quando stamperai il materiale relativo agli ordini, essi compariranno con l’ordinamento che hanno in pagina.
• Puoi servirti anche dei Filtri avanzati: puoi visualizzare la lista degli ordini in base allo slot orario oppure al pick up point, in modo da vedere solo gli ordini che rispettano i parametri da te selezionati. Ad esempio, puoi scegliere di vedere esclusivamente le prenotazioni con ritiro tra le 13:00 e le 13:30 oppure da consegnare presso il ristorante aziendale. In questo caso, quando stampi la lista degli ordini, i filtri vengono mantenuti: il file conterrà solo gli ordini che rispettano i parametri scelti.

In questa sezione, puoi anche gestire gli ordini delivery e la prenotazione dei posti a sedere. Clicca in alto su Delivery oppure su Posti prenotati. Tra parentesi puoi già vedere quante richieste sono pervenute.

Per quanto riguarda i posti prenotati, ogni prenotazione che entra nel sistema viene approvata in automatico. È possibile controllare la prenotazione dell’utente e segnare il suo accesso, direttamente sul posto con l’ausilio di un tablet o di un device portatile. Per farlo, è necessario abilitare il proprio profilo al controllo dei posti ed entrare nel back office. Quando un utente che ha prenotato il servizio si presenta all’ingresso del ristorante, si può verificare la sua prenotazione effettuando una ricerca per nome, cognome o indirizzo email. La prenotazione può quindi essere “spuntata” per confermare l’ingresso dell’utente.

Nella sezione Ordini puoi anche stampare la lista della spesa, l’elenco elenco delle in PDF ed esportarlo in CSV, stampare il documento di consegna e i collarini per supportare la preparazione degli ordini e per la gestione fiscale. A destra trovi i pulsanti che ti permettono di compiere queste azioni.

Per esportare l’elenco degli ordini in formato .csv, clicca sull’icona Esporta. Nel riquadro che si apre puoi selezionare il giorno da cui far partire il report e quello di termine, il tipo di ordine (Lunchbox, Take Away, Menu del giorno, tutti) e il punto di ritiro (locker, tutti). Clicca su Esporta e apri il documento: puoi farlo tramite Excel o Open Office Calc, impostando come “Opzioni di sillabazione”: separato; punto e virgola. Ricorda di cliccare su OK per visualizzare l’intero documento.

Per stampare l’elenco delle , la distinta base e i collarini, invece, clicca sul primo pulsante Stampa e scegli che cosa stampare:
Il documento mostra:

• Sull’elenco delle da preparare, vengono mostrare le quantità di ingredienti necessarie e il numero di ordini fatti per quel tipo di (es. 25 panino cotto e formaggio; 17 pasta al pomodoro, 10 yogurt alla fragola)
• Il documento di consegna riporta il codice degli ordini, il nome dell’utente, l’occasione, il punto e l’orario di ritiro, il dettaglio delle richiesti con eventuali note e il valore in punti o $
• I collarini mostrano le stesse informazioni presenti sulla distinta base disposte in modo che possano essere facilmente apposte sulle confezioni

Per concludere, ecco un highlight su cosa fare nel caso siano presenti ordini contenenti che non sono più incluse nel .

Quando elimini una dal , il sistema verifica automaticamente tutti gli ordini. Lo scopo è garantire che non ci siano ordini che, a seguito della modifica, contengano non più disponibili.

Nel caso fossero già state ordinate alcune eliminate, gli ordini che le includono saranno segnalati da un’apposita icona in diverse posizioni dell'interfaccia:

• Nella dashboard del ristorante. Al click sulla notifica, l'utente viene portato all'interno della lista degli ordini del giorno
• Nella lista degli ordini verranno evidenziati tutti gli ordini che contengono prodotti non più presenti nel menu
• Nel menu è previsto un messaggio di alert che indica la presenza di ordini contenenti ricette non più presenti nel menu.

Nella lista degli ordini sarà possibile filtrare per ordini contenenti problemi (issue) in modo da poterli gestire in modo massivo (ad esempio selezionandoli ed eliminandoli). L’eliminazione di una ricetta dal sarà preceduta da un alert nel caso siano già stati effettuati ordini contenenti quel particolare piatto. Per tutte le modifiche del prodotte dall’import automatico, saranno inviate notifiche automatiche via mail ai site manager in caso di generazione di una anomalia.

Ristoranti

Questa è la sezione che raccoglie tutte le che, in base al tuo ruolo, puoi gestire sulla . Scegli quello che desideri modificare e comincia ad apportare i dovuti cambiamenti. La scelta della è un passaggio preliminare per intervenire sull'app: se lo salti e provi ad accedere direttamente a un'altra sezione sul menu di navigazione laterale, vieni subito reindirizzato a questa sezione.

A ogni installazione sono associati il nome, il logo e un codice ID univoco (es. C_221). Se devi cercare all’interno di una lista lunga, puoi servirti del campo di ricerca per trovare subito la che ti serve: puoi filtrare i risultati per nome o per ID. Clicca sul logo e entra nella Dashboard per cominciare a gestire l’app. Ricorda che puoi modificare una sola alla volta.

Shop

Utilizzando la funzione Shop presente nel back office è possibile gestire un’offerta di prodotti acquistabili dall’utente direttamente nell’app. Si tratta di un mini-shop per fornire prodotti alimentari sigillati (formaggi, affettati, scatolame), ma in base agli accordi può contenere altri tipi di prodotti (ad esempio, quelli dello spaccio aziendale del cliente).

In questa sezione puoi:

• Visualizzare le categorie e i prodotti attualmente inseriti
• Selezionare gli orari lavorativi del servizio Shop
• Aggiungere o eliminare una categoria di prodotti
• Definire gli orari di una categoria specifica
• Aggiungere prodotti all’interno di una categoria
• Eliminare o modificare i prodotti
• Importare in modo massivo l’offerta
• Mettere in pausa una o più categorie

Per visualizzare le categorie e i prodotti attualmente inseriti devi entrare nella pagina Shop, che trovi nel menu di navigazione laterale. Nella pagina trovi la lista di tutte le categorie con i relativi prodotti, di cui sono indicati l’eventuale valore in punti e in euro, la quantità massima ordinabile e la quantità disponibile.

Se desideri selezionare gli orari lavorativi del servizio, devi cliccare su Orari di servizio. Gli orari lavorativi, impostati dalla schermata che si apre, saranno l’orario di default per tutte le categorie. La tabella oraria è suddivisa per giorni della settimana e frazioni di tempo della durata di 30 minuti ciascuno. Il servizio Shop è attivo in corrispondenza dei pallini verdi, non viene fornito se il pallino è rosso. Per cambiare il colore dei pallini, è sufficiente cliccarci sopra o trascinare il mouse.

Quando hai definito tutti gli orari, clicca sul pulsante blu Salva che trovi in fondo alla schermata. Gli orari vengono memorizzati e non devi impostarli ogni giorno. Per quanto riguarda i prodotti, invece, sono contenuti all’interno di categorie, quindi, se non esiste ancora una categoria per i nuovi prodotti che devi aggiungere, devi crearne una: clicca su Aggiungi categoria.

Nel riquadro che appare devi scrivere il nome della categoria: non esiste un elenco di denominazioni prestabilito, puoi scegliere la dicitura più adatta alle tue necessità. Le lingue che puoi scegliere sono: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno.

Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome della categoria nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano).

Quando hai finito, clicca sul pulsante blu Salva. Se, invece, desideri eliminare una categoria non devi fare altro che cliccare sull’icona rossa del cestino a destra che corrisponde alla data categoria.

Attenzione: eliminando una categoria, elimini anche tutti i prodotti in essa contenuti.

Da notare che alcune categorie potrebbero avere degli orari diversi rispetto agli orari di default del servizio Shop. Per modificare gli orari clicca su Orari della categoria, in corrispondenza della categoria desiderata. Clicca sui pallini per cambiare colore: il verde significa che il servizio viene fornito, il rosso indica che non è attivo.

Ricorda di cliccare su Salva quando hai terminato. Gli orari lavorativi vengono memorizzati e non devono essere impostati ogni giorno.

Tornando alla schermata principale, sotto al nome della categoria trovi i singoli prodotti, dei quali sono specificati il nome, i punti, il costo in euro, il numero dei pezzi ordinabili e di quelli disponibili, le tempistiche che sono necessarie per la preparazione e consegna del prodotto e l’eventuale indicazione che il prodotto può essere consegnato il prima possibile.

Per aggiungere un prodotto clicca sul pulsante verde tondo con l’icona + di fianco alla scritta Aggiungi. Nel riquadro che si apre, seleziona la lingua che ti interessa. Puoi scegliere tra: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno. Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome del prodotto nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in francese mostrerà solo scritte in francese).

Continua inserendo il nome del prodotto (ad esempio, “prosciutto cotto”), una sua breve descrizione, il valore in euro, la quantità disponibile e quella ordinabile. Poi stabilisci quanto tempo è necessario per completare l’ordine: puoi indicare il tempo di preparazione in ore oppure cliccare sul quadratino vicino alla scritta “il prima possibile”.

Se indichi una tempistica, l’utente potrà selezionare la data e l’ora di consegna al momento di confermare l’ordine per richiedere il prodotto. La tempistica indicata deve tenere conto del preavviso e del tempo necessario per preparare il prodotto. In questo modo l’utente potrà selezionare solo una data e un’ora adeguata alla tempistica inserita da backoffice. Se, invece, non definisci una tempistica precisa e decidi di fornire il servizio il prima possibile, l’utente non vedrà comparire sull’app l’opzione per scegliere la data e l’ora di ritiro e riceverà il prodotto nel minor tempo possibile.

Puoi aggiungere delle varianti, ovvero dello opzioni aggiuntive o che aiutano l’utente a specificare meglio le proprie necessità. Clicca su Aggiungi una variante.

Per ciascuna variante devi indicare un nome generico, che descriva bene i prodotti offerti (ad esempio, “Tipologia di pane”) e un nome specifico per ogni prodotto (“baguette”, “pane integrale” ecc.). Poi, puoi specificare il valore in euro o in percentuale rispetto al costo complessivo del prodotto. Per aggiungere più varianti di prodotto clicca sull’icona +. Una volta definiti tutti i prodotti all’interno della variante, devi stabilire le modalità di scelta dell’utente. “Min indica il numero minimo di elementi che l’utente può selezionare e “Max il numero massimo.

Nello specifico:

• Min 1, max 1: significa che l’utente potrà scegliere un solo elemento
• Min 0, max n°opzioni disponibili: l’utente può scegliere tutti gli elementi, nessuno oppure in parte

Quando hai finito, clicca sul pulsante blu Salva variante. Quando hai terminato di inserire tutte le varianti clicca sul pulsante Salva all’interno della scheda del prodotto.

Ricorda che, se hai molti prodotti da aggiungere allo Shop, puoi importarli tutti in una volta. Clicca su Importazione massiva e scegli se copiare le informazioni su un file excel oppure se desideri compilarle direttamente nello spazio apposito.

Nel caso decidessi di servirti di un file excel, scrivi tutte le informazioni e poi copiale nello spazio che si apre quando clicchi su Importazione massiva.

Potrebbe capitarti di avere l’esigenza di cambiare l’offerta. Per eliminare un singolo prodotto, clicca sull’icona rossa del cestino a destra in corrispondenza del prodotto da togliere.

Se desideri, invece, modificare un prodotto, clicca sull’icona a forma di matita corrispondente. Ricorda di cliccare sempre Salva dopo aver terminato, altrimenti le modifiche non saranno memorizzate.

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Un’efficace comunicazione con i clienti è il segreto per offrire un servizio ottimale. È possibile interagire in modo diretto con l’utenza attraverso la chat che si trova in questa sezione. Le sue funzioni principali sono:

• Rispondere in tempo reale ai messaggi degli utenti
• Eliminare i messaggi
• Archiviare i messaggi

I messaggi in entrata non ancora visualizzati vengono segnati con un pallino verde di fianco al nome della sezione sul menu di navigazione, così da sapere subito che c’è qualcosa da leggere. Clicca su Tickets e entra nella pagina. Nella schermata principale trovi una lista con i messaggi in ordine di arrivo. Quelli non ancora letti sono contrassegnati da un pallino verde. Per rispondere devi cliccare sull’icona della matita a destra ed inserire la risposta nell’apposito spazio e cliccare la freccia verde a destra per inviarlo.

Per eliminare i messaggi a cui hai già risposto, invece, clicca sull’icona rossa del cestino in alto a destra.

Puoi anche scegliere di archiviare quelli chiusi, per tenerne traccia. Clicca sull’icona a sinistra della scritta Archivia, in alto a destra.

Gestione degli utenti

La funzionalità per gestire gli utenti ti permette di raccogliere su una tabella specifica per tutti gli utenti che possono accedere all’app : chi può fare ordini su più , comparirà su più tabelle.

Clicca su Utenti e accedi alla tabella. Qui trovi diverse informazioni utili:

• l’ID univoco dell’utente
• il suo eventuale codice fiscale
• la presenza di card NFC o QR Code associati all’utente
• l’indicazione sul fatto che l’utente sia attivo (ovvero se può accedere alla homepage dell’app e fare ordini)
• il numero di matricola degli utenti
• nome e cognome
• l’azienda di appartenenza
• l’eventuale centro di costo a cui gli utenti sono abilitati
• l’indirizzo email

Questa tabella può essere esportata e compilata al di fuori del back office (ad esempio, se si hanno molti utenti da aggiungere) e importata.

Gli utenti che compaiono su questa tabella non hanno necessariamente creato un account sull’app con credenziali di login. Può capitare che alcuni di loro, infatti, siano stati censiti dagli amministratori della : in questo caso non si sono mai registrati e fatto l’accesso sull’app.

Possiamo dire, quindi, che esistano due tipi di utenti:

• light user: non registrati (ma che possono diventare user, se effettuano la registrazione con la chiave univoca fornita dagli amministratori. Quando accade, il loro ID cambia). Possono effettuare ordini direttamente in sede, senza entrare nell'app e ritirarli usando la card NFC o il QR Code che è stato loro fornito. Da notare che ci possono essere due light user con la stessa chiave univoca su due {%%sede|p} diverse.
• user: regolarmente registrati con credenziali di accesso (possono diventare light user solo su richiesta dell'amministratore, modificando la loro chiave univoca). Possono effettuare ordini personali sia sull’app che direttamente in sede

Abbiamo accennato alla chiave univoca degli utenti. Si tratta di un elemento distintivo che viene definito all’interno delle impostazioni della . Si può trattare, ad esempio, dell'indirizzo email degli utenti, del loro codice fiscale, della matricola… Nella pagina di registrazione che l’utente deve utilizzare quando crea il proprio account sull’app, è un campo da compilare obbligatoriamente.

Attenzione: se la chiave univoca dovesse coincidere con i dati di un light user, viene creato un nuovo user al posto del light user. Tutti i dati del light user vengono copiati nel nuovo account, storico degli ordini compreso. La corrispondenza della chiave univoca viene fatta trasformando la stringa in minuscolo, rimuovendo gli spazi in testa e in coda e gli zeri davanti a un dato numerico.

La chiave univoca è un elemento facoltativo e, se presente, è indicata in alto a destra sulla tabella e non è modificabile in questa sezione. In questa eventualità è presente anche la funzione Reset utente (che trasforma un utente in utente light: il suo account verrà eliminato, ma potrà registrarsi nuovamente in caso di necessità); in caso contrario non sarà visibile. Se un utente è associato a più , potrà essere suscettibile della funzione Reset utente solo nelle in cui è stata definita una chiave univoca.

C’è un altro elemento all’interno della tabella da tenere in considerazione. La colonna “Attivo” permette di “attivare” o “disattivare” gli users e i light users: basta cliccare sul quadratino in corrispondenza di ogni utente.

Si rivela una funzionalità molto utile, soprattutto quando si devono gestire utenti che devono aver accesso all’app solo in alcuni momenti (ad esempio nel caso di lavoratori stagionali).

Attenzione: la tabella mostra di default solo gli utenti attivi. Per vedere anche gli utenti inattivi in aggiunta gli altri, basta selezionare l’opzione “Mostra utenti disattivati” in alto.

DEFCON è un acronimo di origine militare che significa letteralmente “DEFense readiness CONdition” e indica il livello di allerta dell’esercito USA. Questo sistema prevede 5 livelli di allerta: dal più urgente (guerra nucleare!) a quello che non richiede particolari interventi (tempo di pace). Il suo obiettivo? Aumentare la prontezza delle strutture di difesa in caso di necessità.

Il concetto di DEFCON si adatta bene anche al processo di manutenzione e miglioramento di questa suite (ovvero all’insieme delle modifiche/fix applicate alle funzionalità della piattaforma back office e dell’app).

Questo sistema, infatti, aiuta a mantenere costante il livello di allerta e a perfezionare la reattività ai problemi che si possono riscontrare nell’arco del tempo. DEFCON permette di reagire con prontezza alle problematiche più disparate e alle diverse segnalazioni che possono riguardare uno o più centri.

Come funziona? Accanto al menu di navigazione laterale del back office, trovi una barra che cambia colore a seconda del livello DEFCON della giornata. Cliccandoci sopra, atterri nella sezione dedicata, in cui trovi il dettaglio delle eventuali segnalazioni ricevute dai diversi centri e i livelli raggiunti giorno per giorno negli ultimi mesi.

Ciascuno dei 5 livelli DEFCON di allerta è caratterizzato da un colore particolare, che viene riportato nel calendario nella parte destra della pagina. Ad esempio, se l’8 di Ottobre è colorato di verde, significa che quel giorno il livello di allerta è DEFCON 4 (sono stati segnalati uno o più problemi circoscritti ad un numero limitato di centri).

Nella parte sinistra della pagina, invece, puoi leggere il dettaglio delle eventuali segnalazioni di oggi. Si tratta di uno storico che tiene traccia di cosa è stato effettuato per risolverle: ogni azione riporta una descrizione, la data e l’ora in cui è stata fatta.

Cliccando su uno dei giorni in calendario, invece, appare la descrizione di quanto accaduto in quella data.

5 livelli DEFCON per monitorare lo status della suite

La suite sta funzionando bene? Ci sono segnalazioni di altri centri in vista che potrebbero riguardare anche il tuo? Questa è la sezione dedicata allo status di funzionamento dell’intero sistema.

Qui trovi le informazioni dettagliate sulle problematiche riscontrate giorno per giorno, durante gli ultimi mesi. I livelli DEFCON ti permettono di conoscere lo stato di allerta generato da ciascuna segnalazione, così da farti trovare preparato nel caso un problema dovesse influenzare anche il tuo centro.

I LIVELLI DEFCON

DEFCON 5 È tutto a posto, non ci sono segnalazioni. DEFCON 4 È stato segnalato un problema, ma è limitato a un numero ristretto di centri ed è altamente improbabile che si diffonda ad altrove. DEFCON 3 È stato riscontrato un problema che coinvolge tutti i centri o che potrebbe estendersi a tutti, ma che non influisce sull’erogazione del servizio. DEFCON 2 Il problema segnalato è diffuso e influisce sull’erogazione del servizio. Ogni attività della suite viene interrotta per risolvere tempestivamente la situazione. DEFCON 1 C’è un disservizio grave e generalizzato, non risolvibile con un semplice aggiornamento del software. Ad esempio, si è verificato un problema all’infrastruttura o c’è stato un attacco informatico. In questo caso, viene istituita una war room con il coinvolgimento del Cliente e di eventuali strutture esterne per mitigare il problema e risolverlo nel minor tempo possibile.

Abbiamo aggiunto una sezione nel back office per monitorare lo stato della piattaforma in base alle segnalazioni ricevute e agli interventi di ottimizzazione o fix da attuare. Ecco più nel dettaglio come funziona.

DEFCON è un acronimo di origine militare che significa letteralmente “DEFense readiness CONdition” e indica il livello di allerta dell’esercito USA. Questo sistema prevede 5 livelli di allerta: dal più urgente a quello che non richiede particolari interventi.

Per la suite, ci siamo appropriati del concetto di DEFCON per monitorare costantemente il suo stato di funzionamento e intervenire con prontezza in base al livello di allerta raggiunto. Ci sono 5 livelli possibili:

• DEFCON 5 (azzurro) È tutto a posto, non ci sono segnalazioni.

• DEFCON 4 (verde) È stato segnalato un problema, ma è ristretto a un numero ristretto di centri ed è altamente improbabile che si diffonda ad altrove.

• DEFCON 3 (giallo) È stato riscontrato un problema che coinvolge tutti i centri o che potrebbe estendersi a tutti, ma che non influisce sull’erogazione del servizio.

• DEFCON 2 (rosso) Il problema segnalato è diffuso e influisce sull’erogazione del servizio. Ogni attività della suite viene interrotta per risolvere tempestivamente la situazione.

• DEFCON 1 (nero) C’è un disservizio grave e generalizzato, non risolvibile con un semplice aggiornamento del software. Ad esempio, si è verificato un problema all’infrastruttura o c’è stato un attacco informatico. In questo caso, viene istituita una war room con il coinvolgimento del Cliente e di eventuali strutture esterne per mitigare il problema e risolverlo nel minor tempo possibile.

Il sistema DEFCON, in altre parole, ci aiuta a mantenere costante il livello di allerta e a perfezionare la reattività ai problemi che si possono riscontrare strada facendo. Anche per te è un valido alleato, però! Ti permette di sapere se altri centri hanno fatto segnalazioni, così da farti trovare sempre preparato.

Accanto al menu di navigazione laterale del back office, infatti, trovi una barra che cambia colore a seconda del livello DEFCON della giornata. Cliccandoci sopra, atterri in una sezione dedicata, in cui trovi il dettaglio delle eventuali segnalazioni ricevute dai diversi centri e i livelli raggiunti giorno per giorno negli ultimi mesi.

A che livello DEFCON è arrivata oggi la suite? Vai subito a controllare lo status corrente.

12 Gennaio 2024 | William Savchuk

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