v.0 - 03/06/2025

Indice

Dashboard

En el Dashboard tienes acceso a ciertos comandos que te permiten personalizar mejor la app y a información útil, dependiendo del rol que se te haya asignado.

Veamos con más detalle cuáles son estas funciones:

En el Dashboard, también puedes descargar enlaces de invitación para que los usuarios se registren en la app (se trata de una url que enlaza directamente con el cafetería donde pueden registrarse). Si es necesario, también tienes la posibilidad de definir reglas de contribución (si el plan de previsión social de tu empresa las contempla) y establecer algunas reglas de acceso.

Por último, puedes crear/editar de forma independiente puntos de recogida, franjas horarias y formas de pago. Si deseas añadir uno, haz clic en el + que aparece junto a cada elemento; para realizar cambios, haz clic en los elementos individuales en su lugar.

A continuación se explica cómo definir cada elemento

En el Dashboard también puedes cargar el logo de la empresa cliente y la imagen de la página de inicio visible en la aplicación. El logo aparecerá en la esquina superior izquierda. También puedes gestionar ciertas configuraciones de la instalación: definir el número máximo de recetas que se pueden pedir para cada componente, definir un valor por defecto en puntos o euros para cada componente y el valor máximo del carrito de la compra (en puntos).

Restaurantes

Esta es la sección que recoge todas las que, dependiendo de tu rol, puedes gestionar en la . Elige la que desees modificar y comienza a realizar los cambios oportunos. Elegir la es un paso previo para trabajar en la app: si te lo saltas e intentas acceder a otra sección directamente en el menú de navegación lateral, serás redirigido inmediatamente a esta sección.

Cada instalación está asociada a un nombre, un logo y un código de identificación único (por ejemplo, C_221). Si necesitas buscar dentro de una lista larga, puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrar inmediatamente la que necesitas: puedes filtrar los resultados por nombre o por ID. Haz clic en el logo y entra en el Dashboard para empezar a gestionar la aplicación. Recuerda que sólo puedes editar un a la vez.

Menú del día

La oferta diaria de MySodexo cambia cada día. Por lo tanto, sus usuarios podrán elegir entre una gama de productos potencialmente cambiante. El menú del día se importa automáticamente de la base de datos o de una hoja de cálculo de Google, en función de lo que decidas al activar la app.

En el back office encontraras la sección Menú para ver la oferta y modificarla manualmente si es necesario (por ejemplo, si hay necesidad de hacer una sustitución inesperada a la recetas disponible para el día).

Sin embargo, antes de entrar en los detalles del funcionamiento de esta sección, es necesario hacer una aclaración.

Las recetas se dividen en:

Dicho esto, empecemos por ver cómo funciona la sección Menú. Para entrar, haz clic en Menú en el menú lateral de navegación.

Enseguida que entras, ves el menú del día del día, estructurado por Ocasiones, Dietas y Componentes. En la parte izquierda puedes seleccionar la fecha (por defecto aparece la de hoy) para ver la evolución de la oferta en el tiempo y filtrar la vista por Ocasiones y Dietas. Cada categoría que seleccionas se añade a las ya seleccionadas. Esto es sólo una vista interna de back office, que no tiene ningún efecto sobre la forma en que los usuarios ven la aplicación. Cada receta, entonces, tiene una indicación a su derecha de cuántas veces ha sido pedida durante el día.

En esta sección, dependiendo de tu tipo de cuenta, puedes:

Para añadir una nueva dieta o componente, debes hacer clic en el icono + situado junto a la ocasión (o dieta, en el caso del componente) y escribir el nombre de la dieta/componente que deseas añadir en los idiomas deseados. Recuerda hacer clic en Guardar antes de salir.

También puedes cambiar la ordenación de dietas, componentes y recetas:

Si, por el contrario, deseas añadir una receta, que está presente en la base de datos, pero no está prevista en el menú del día del día seleccionado, haz clic en el icono Añadir receta (que representa plato y cubiertos). Escriba el nombre de la receta o una palabra representativa en la línea correspondiente (por ejemplo, "muslos de pollo al horno", o simplemente "pollo"), escribe Buscar y selecciona entre las que aparecen. Indicar la combinación correcta de Ocasión, Dieta y Componente a la que pertenece la receta, utilizando los menús desplegables correspondientes (una ración de pasta con salsa iría, por ejemplo, en "Almuerzo", "Isla de pasta", "Primer plato"). Una combinación incorrecta no permitirá su publicación. Para confirmar la adición, haz clic en Guardar. El menú se guarda automáticamente después de añadir la receta.

También puedes eliminar una receta que ya esté en el menú del día. Haz clic en la flecha de la derecha junto al nombre de la receta y selecciona el icono Borrar (cesta roja): no aparecerá ningún mensaje ni solicitud de confirmación. El menú se guarda automáticamente después de borrar la receta. Si, por el contrario, necesitas borrar toda la oferta, haz clic en el icono Borrar menú de la derecha.

Debe saber que todas las recetas recién añadidas al menú del día tendrán asignado un valor por defecto (puntos: 0, €: 0 y cantidad: infinita). Para cambiar estos valores simplemente haz clic debajo de la receta en puntos, € o cantidad. Escribe el valor correcto en la línea correspondiente y haz clic en el botón azul Actualizar. En particular, cambiar la cantidad de una receta es útil para gestionar las reservas de esa receta en concreto: la recetas puede pedirse dentro del mismo límite de tiempo para todas ellas, pero si es necesario puede poner a cero la cantidad diaria disponible para bloquear las reservas de una receta en concreto.

Otra forma de cambiar el valor en puntos o € de una receta es añadir un descuento. Haz clic en la flecha situada junto al nombre de la receta y selecciona el botón con el icono Descuento (símbolo de porcentaje). Introduz el valor del descuento en el espacio proporcionado, que puede ser absoluto (por ejemplo, 1 euro) o un porcentaje (por ejemplo, 10%): si no lo especifica, el sistema considera que es un valor absoluto, pero si marca la opción "¿Es un porcentaje?", el porcentaje se aplicará al precio de la receta. Recuerda hacer clic en Guardar antes de salir. Cuando vuelve a la página Menú, observarás que el precio con descuento resaltado aparece junto al precio de la receta. También en la app, el nuevo valor aparecerá inmediatamente junto al original.

En cambio, si necesitas cambiar los ingredientes que contiene una receta, tienes que hacer clic en Ingredientes debajo de su nombre. Puedes deseleccionar los ingredientes que no estén disponibles para ese día. Haz clic en Actualizar cuando hayas terminado.

Una vez que hayas definido el valor y los ingredientes, puedes ayudar a los usuarios a entender mejor de qué se trata añadiendo una foto representativa. La plataforma te da la oportunidad de proceder de dos maneras:

Atención: para que se asocie a la receta correcta, la imagen debe renombrarse con el ID de la receta a la que hace referencia (puede encontrarlo haciendo clic en el botón Info) antes de importarla. Puede subir una o varias imágenes a la vez, siempre que estén en formato .png.

Puedes especificar aún más las características de una receta incluyéndola dentro de algunas rutas sugeridas: haz clic en la flecha situada junto a ella, encontrarás el icono Rutas (hombrecillo verde oscuro). Las rutas se personalizan/componen por día, por lo que la asociación de una receta con una ruta concreta no se guarda para los días siguientes. Cuando haz terminado, haz clic en Actualizar rutas: no verás las rutas junto a la entrada, sólo serán visibles desde la aplicación de usuario. Consejo profesional: Es aconsejable no asociar más de 3 rutas a cada receta individual.

En caso de que necesites incluir en tu oferta una receta (bebidas y artículos no alimentarios: ej. manteles individuales, cubiertos...) no cargada en la base de datos, el back office te permite crearla desde 0.

Haz clic en editor de recetas. Escribe el nombre de la nueva receta y una breve descripción opcional en los idiomas que desees, define el precio o los puntos a otorgar, si los hubiera. También puedes añadir una imagen. Cuando haz terminado, haz clic en Guardar. En este momento, el nuevo artículo aparece en la lista de recetas creadas, pero no se carga automáticamente en el menú del día para darle la opción de elegir el día en el que insertarlo.

Para visualizarla, por tanto, tienes dos opciones:

Veamos con más detalle cómo funciona el botón Planificar. Una vez pulsado, añade una línea para cada receta a planificar. Para cada receta indica:

Para eliminar una entrada de la programación, basta con hacer clic en el icono x situado junto a la receta. Cuando haz terminado con los cambios, recuerdes hacer clic en Guardar.

La planificación es útil si sólo tiene que mostrar unos pocos artículos en un periodo de tiempo limitado. Si necesitas mostrar toda la oferta, puedes utilizar el botón importar menú. Elija el periodo de tiempo en el que se mostrará el menú del día. A continuación, haga clic en Aceptar. Espera unos segundos para dar tiempo al sistema a procesar los datos. Si la importación se ha realizado correctamente, aparecerá un punto verde y el detalle de la información importada para cada día. Recuerda: al volver a importar el menú, se sobrescribe la oferta existente para los días seleccionados. En caso de que ya se hayan realizado pedidos en el menú anterior, al importar el nuevo no se borrarán los pedidos, lo que provocará un desajuste entre las peticiones y los platos de la nueva oferta.

Llegados a este punto, puedes necesitar imprimir el menú del día para facilitar la preparación de los pedidos. En primer lugar, selecciona una fecha en el calendario de la esquina superior izquierda y haz clic en Imprimir libro de cocina. El documento es un archivo PDF generado automáticamente y contiene todas las recetas del día. Está dividido en dos partes: en la primera encontrarás el menú dividido por dietas (menú del día, isla de la parrilla...) y componentes (primer plato, segundo plato...). En la segunda parte está el detalle por receta con la siguiente información:

Por último, vamos a ver cómo crear una promo y un combo.

Una promo no es más que una comunicación que puede aparecer en la página de inicio de la app (para darle protagonismo) o en la sección de noticias y que tiene la función de comunicar una promoción a los usuarios.

Para crear una promo, ve a la página Insertar/Editar de la sección Comunicaciones del menú lateral. Haz clic en Crear mensaje y escribe el título, el resumen y el texto del mensaje en los idiomas que desees. Puedes insertar una imagen y elegir si quieres que aparezca como fondo de la comunicación o en un lateral. Por último, puedes elegir en qué periodo quieres que aparezca en la aplicación.

A cada promoción se le puede asociar un filtro, o etiqueta, para incluirla dentro de un área determinada (por ejemplo, puedes asociar la etiqueta "Consejos" a todas las comunicaciones que hayas creado con el tema "consejos de comida". Para más detalles, consulte el capítulo Comunicaciones de esta guía). Cuando haz terminado, haz clic en Guardar.

Los combos, por su parte, son combinaciones de recetas o productos que dan derecho a diversas ventajas (descuentos, obsequios...) o condiciones especiales de pedido. He aquí un ejemplo: si compra un entrante, un plato principal y una guarnición, recibirá un descuento del 10% sobre el importe total de su pedido.

Hay varias formas de crear un combo:

Empecemos por ver cómo funciona el primer modo.

Desde la página de Menú puedes crear un combo que se active cuando el usuario ponga una determinada combinación de recetas en el carrito: por ejemplo, si coges pasta con salsa, pollo a la plancha y zanahorias estofadas, el precio fijo del carrito es de 8€.

En primer lugar, ve a la página Menú del restaurante y arrastra la recetas al espacio dedicado a la izquierda ("Arrastra las recetas aquí para crear un combo "), luego haz clic en Guardar. En la pantalla que se abre:

  1. Escribe un nombre significativo para el combo.
  2. Elije el servicio en el que se activará el combo (por ejemplo, Menú del día).
  3. Define el valor fijo de la cesta en (por ejemplo, 8).
  4. Decide el periodo de validez del combo, es decir, el día en que comienza y el día en que termina.

Alternativamente, también puede crear este combo desde el Editor combo que se encuentra en la sección Admin en el menú de navegación lateral. Haz clic en el icono + situado junto al servicio en el que deseas activar el combo y decide si quieres configurarlo mediante un conjunto de datos básico o avanzado.

Si eliges la opción avanzada, deberás indicar el nombre del combo y eventualmente escribir una descripción en los idiomas que prefieras. Haz clic en precio fijo (el combo costará N€) y luego en botón, para que el combo aparezca como un botón en la aplicación y se abra en un bloque emergente. También puedes añadir una imagen representativa si lo deseas.

Ahora es el momento de establecer las reglas que activarán el combo. Quieres, por ejemplo, que al poner un plato por componente en el carrito, el usuario pagará siempre N€. Así que escribe:

Haz clic en Añadir cuando hayas terminado. Repite la misma operación para el resto de componentes a incluir en el combo (plato principal, guarnición, postre...).

Cuando haya terminado la configuración pulsa en Guardar.

Recuerda: si los combos no se han configurado en la Ghost Kitchen, sino sólo en las convenciones individuales, sólo los verás al entrar en el menú de convenciones individuales desde el backoffice.

Atención: no es posible editar un combo. Hay que borrarlo y crear uno nuevo con las nuevas características.

Para borrar un combo, puede proceder de dos maneras: desde el Menú del Día: haz clic en la flecha gris junto al combo y luego en el botón Borrar. desde el botón Editar de la página Menú del Día: haz clic en la X correspondiente a la fila del combo tantos días como desees. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.

Borrar un combo del menú de un día concreto no tiene efecto en los días siguientes. Si quieres que no aparezca en los días siguientes, debes borrarlo entrando en cada día individual.

Consejo profesional: para hacerlo más rápido, puedes eliminar el combo de la planificación de todos los días en los que estaba programado, guardar e importar de nuevo el menú.

Puede elegir mostrar sólo ciertos elementos del menú a horas definidas. Por ejemplo, puede que necesite ocultar la Tarta de la Abuela hasta mañana a las 12 del mediodía porque está agotada para hoy y ya no se puede pedir. Con la función Filtro de Menú puede hacerlo.

Para crear un nuevo filtro, haga clic en el botón azul Menú Filtro situado encima de la oferta del día y haga clic en Añadir Filtro. En función del grado de precisión con el que desee aplicar el filtro, elija entre Configuración simple o Configuración avanzada y rellene la información necesaria.

Comience indicando el nombre del filtro. Los usuarios no lo verán, es un nombre que le ayudará a reconocer fácilmente el filtro una vez creado. A continuación, siga estos pasos:

Cuando hayas creado el filtro, lo verás aparecer en la lista de filtros donde también encontrarás el botón de imagen para editarlo.

Cómo crear un combo

Los combos son combinaciones de recetas o productos que dan derecho a diversas ventajas (descuentos, obsequios...) o condiciones especiales de pedido. He aquí un ejemplo: si compra un entrante, un plato principal y una guarnición, recibirá un descuento del 10% sobre el importe total de su pedido.

Hay varias formas de crear un combo:

Empecemos por ver cómo funciona el primer modo.

Desde la página de Menú puedes crear un combo que se active cuando el usuario ponga una determinada combinación de recetas en el carrito: por ejemplo, si coges pasta con salsa, pollo a la plancha y zanahorias estofadas, el precio fijo del carrito es de 8€.

En primer lugar, ve a la página Menú del restaurante y arrastra la recetas al espacio dedicado a la izquierda ("Arrastra las recetas aquí para crear un combo "), luego haz clic en Guardar. En la pantalla que se abre:

  1. Escribe un nombre significativo para el combo.
  2. Elije el servicio en el que se activará el combo (por ejemplo, Menú del día).
  3. Define el valor fijo de la cesta en (por ejemplo, 8).
  4. Decide el periodo de validez del combo, es decir, el día en que comienza y el día en que termina.

Alternativamente, también puede crear este combo desde el Editor combo que se encuentra en la sección Admin en el menú de navegación lateral. Haz clic en el icono + situado junto al servicio en el que deseas activar el combo y decide si quieres configurarlo mediante un conjunto de datos básico o avanzado.

Si eliges la opción avanzada, deberás indicar el nombre del combo y eventualmente escribir una descripción en los idiomas que prefieras. Haz clic en precio fijo (el combo costará N€) y luego en botón, para que el combo aparezca como un botón en la aplicación y se abra en un bloque emergente. También puedes añadir una imagen representativa si lo deseas.

Ahora es el momento de establecer las reglas que activarán el combo. Quieres, por ejemplo, que al poner un plato por componente en el carrito, el usuario pagará siempre N€. Así que escribe:

Haz clic en Añadir cuando hayas terminado. Repite la misma operación para el resto de componentes a incluir en el combo (plato principal, guarnición, postre...).

Cuando haya terminado la configuración pulsa en Guardar.

Recuerda: si los combos no se han configurado en la Ghost Kitchen, sino sólo en las convenciones individuales, sólo los verás al entrar en el menú de convenciones individuales desde el backoffice.

Atención: no es posible editar un combo. Hay que borrarlo y crear uno nuevo con las nuevas características.

Para borrar un combo, puede proceder de dos maneras: desde el Menú del Día: haz clic en la flecha gris junto al combo y luego en el botón Borrar. desde el botón Editar de la página Menú del Día: haz clic en la X correspondiente a la fila del combo tantos días como desees. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.

Borrar un combo del menú de un día concreto no tiene efecto en los días siguientes. Si quieres que no aparezca en los días siguientes, debes borrarlo entrando en cada día individual.

Consejo profesional: para hacerlo más rápido, puedes eliminar el combo de la planificación de todos los días en los que estaba programado, guardar e importar de nuevo el menú.

Dietas especiales

Algunos usuarios pueden tener necesidades dietéticas especiales (intolerancias, alergias...) y es importante tenerlo en cuenta durante la preparación en cocina. En esta sección puedes gestionar listas de usuarios registrados para dietas especiales, es decir, cambios especiales en el menú. En particular, aquí puedes:

Para añadir una dieta especial haz clic en el icono redondo verde con un + en el centro que hay junto a las palabras Añadir dieta. En el recuadro que se abre escribe el nombre de la dieta encima de la línea y selecciona en el desplegable de al lado el servicio para el que está disponible (fiambrera, comida para llevar, tienda, menú del día). No olvides pulsar el botón azul Añadir antes de salir. Si deseas eliminar una dieta especial, haz clic en el icono rojo de la cesta de la derecha.

Si hay muchas dietas especiales en el sitio que gestionas, puedes encontrar rápidamente la que buscas escribiendo su nombre en el espacio de búsqueda de la parte superior derecha.

Dentro de cada dieta tienes que introducir los usuarios que tienen derecho a utilizarla. Haz clic en Añadir usuario y introduce el nombre, los apellidos o la dirección de correo electrónico del usuario que deseas añadir. Para iniciar la búsqueda, haz clic en el icono de la lupa. Al cabo de unos instantes, aparecerá el nombre seguido de los apellidos y la dirección de correo electrónico del usuario. Añádalo a la lista.

Es posible añadir un mismo usuario a varias dietas especiales. Si, por el contrario, deseas excluir a un usuario de una dieta especial, debes hacer clic en el icono de la papelera roja situado a la derecha del usuario.

Coffee Break

El Coffee Break es un servicio que permite la compra de bebidas y refrescos para consumir durante desayunos y comidas de negocios, en ocasiones especiales o reuniones. Por ejemplo, es posible reservar el servicio Coffee Break para ofrecer a los clientes visitantes algo que tomar durante una reunión (quizás una taza de café) o para celebrar el cumpleaños de un compañero. Estos productos se consumen rápidamente: té, café, zumo de fruta, galletas, etc., ideales para hacer una pausa.

En esta página puedes:

En primer lugar, si deseas ver las categorías y productos actualmente incluidos dentro de su oferta Coffee Break, deberas entrar en la página Coffee Break, que se encuentra en el menú lateral de navegación. En la página aparece una lista de todas las categorías con los productos correspondientes, para los que se indica el valor posible en puntos y en euros, la cantidad máxima que puede pedirse, la cantidad disponible, el tiempo necesario para la preparación y la entrega del producto, y cualquier indicación de que el producto puede entregarse lo antes posible.

Si deseas establecer el horario de funcionamiento del servicio Coffee Break, debes hacer clic en Horario del servicio, que encuentras en la parte superior izquierda. Las horas de trabajo, establecidas desde la pantalla que se abre, serán las predeterminadas para todas las categorías. El horario está estructurado por días de la semana y fracciones de tiempo de 30 minutos cada una. Los usuarios sólo pueden utilizar el servicio Coffee Break cuando está activo, es decir, cuando los puntos están verdes. Si los puntos son rojos, el servicio no se presta. Para cambiar el color de los puntos, basta con hacer clic sobre ellos.

Cuando has definido todos los horarios, pulse el botón azul Salvar en la parte inferior de la pantalla. Los horarios se guardan y no es necesario configurarlos cada día.

Si es necesario, también puedes definir los tiempos para una categoría específica. Haz clic en Horario de la categoria, en la categoría deseada. Pulsea sobre los puntos para cambiar de color: el verde significa que el servicio se presta, el rojo que no está activo.

Recuerda hacer clic en Salvar cuando has terminado. Las horas de trabajo se guardan y no es necesario fijarlas todos los días.

¿Qué son las categorías? Son agrupaciones de productos con características similares.

Para añadir una categoría, haz clic en el icono redondo verde con el símbolo + junto a las palabras Añadir categoría. En el recuadro que aparece, escribe el nombre de la categoría en los idiomas que te interesen: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno. Gracias a la función multilingüe, los clientes leerán el nombre de la categoría en el idioma de su elección dentro de la aplicación (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en italiano, sólo aparecerá escrito en italiano). No hay una lista fija de nombres, puedes elegir la redacción que mejor se adapte a sus necesidades.

Para escribir, haz clic en el 'Nombre de la categoría' de color gris (por ejemplo, 'Cafetería'). Cuando haya terminado, pulse el botón azul Salvar.

Si, por el contrario, deseas eliminar una categoría, sólo tiene que hacer clic en el icono rojo del basurero situado a la derecha que corresponde a la categoría en cuestión. Nota: al eliminar una categoría, también se eliminan todos los productos que contiene.

Debajo del nombre de la categoría encontraras los productos individuales, de los que se especifica el nombre, los puntos, el coste en euros, el número de piezas que se pueden pedir, el número de piezas disponibles y el tiempo necesario para la preparación o cualquier indicación de que el servicio se prestará lo antes posible.

Para añadir un producto, haz clic en el botón verde redondo con el icono + junto a Añadir. En el cuadro que se abre, selecciona el idioma que le interesa: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno.

Continua introduciendo el nombre del producto o servicio (por ejemplo, "Opción estándar"), una breve descripción, su valor en euros, la cantidad disponible y la cantidad que se puede pedir. A continuación, define el plazo de preparación y entrega, que debe expresarse en horas o puedes indicar que el servicio estará disponible "lo antes posible " haciendo clic en el campo correspondiente. Si defines un tiempo de preparación preciso, al confirmar el pedido en la app, el usuario podrá elegir la fecha y hora de la recogida y, a continuación, reservar el servicio con cierta antelación en función de la disponibilidad horaria que haya indicado anteriormente.

Para completar la oferta, puedes añadir variantes, que son opciones adicionales o ayudan al usuario a especificar mejor sus necesidades. Haga clic en Añadir una variante.

Debes indicar un nombre genérico para cada variante, que represente los productos ofrecidos (por ejemplo, "Tipos de café") y un nombre específico para cada producto ("arábica", "robusto", "descafeinado"). A continuación, indicas el valor en euros o en porcentaje del coste total del servicio. Para añadir más productos, haz clic en el icono + del centro.

Cuando haz definido todos los productos dentro de la variante, tendrá que determinar cómo puedes elegir el usuario. "Mín " indica el número mínimo de elementos que el usuario puede seleccionar y "Máx " el número máximo.

Específicamente:

Cuando haz terminado, haz clic en el botón azul Guardar variante. Cuando haz terminado de introducir todas las variantes, pulsa el botón Salvar dentro de la ficha del producto.

Si es necesario, también puedes eliminar un solo producto, haz clic en el icono rojo del basurero situado a la derecha del producto que desea eliminar.

Si, por el contrario, deseas editar un producto, haz clic en el icono del lápiz correspondiente. Recuerda hacer siempre clic en Salvar cuando has terminado, de lo contrario perderá los cambios.

Si tienes muchos productos que añadir a su Coffee Break, puedes importarlos todos a la vez. Has clic en Importación masiva y elige si desea copiar la información en un fichero Excel o si deseas compilarla directamente en el espacio previsto para ello.

Si decides utilizar un archivo Excel, escriba toda la información y luego cópiela en el espacio que se abre al hacer clic en Importación masiva.

Shop

Mediante la función Shop del back office, es posible gestionar una gama de productos que el usuario puede adquirir directamente en la app. Se trata de una minitienda para el suministro de productos alimentarios precintados (quesos, embutidos, conservas), pero en función del acuerdo puede contener otro tipo de productos (por ejemplo, los de la tienda de la empresa del cliente).

En esta sección puedes:

Para ver las categorías y los productos que figuran actualmente, debes ir a la página Tienda, que encontrarás en el menú de navegación lateral. En la página encontraras una lista de todas las categorías con los productos correspondientes, cuyo valor en puntos y euros (si los hay), cantidad máxima de pedido y cantidad disponible están indicados.

Si deseas seleccionar las horas de trabajo del servicio, pulsa en Horas de servicio. El horario de trabajo, establecido desde la pantalla que se abre, será el horario por defecto para todas las categorías. El horario se divide en días de la semana y fracciones de tiempo de 30 minutos cada una. El servicio Shop está activo en los puntos verdes, no se presta si el punto es rojo. Para cambiar el color de los puntos, basta con hacer clic sobre ellos o arrastrar el ratón.

Cuando hayas definido todos los horarios, haz clic en el botón azul Guardar de la parte inferior de la pantalla. Los horarios se guardan y no tiene que configurarlos cada día. Los productos, por su parte, están contenidos dentro de categorías, por lo que si todavía no existe una categoría para los nuevos productos que tienes que añadir, tienes que crear una: pulsa en Añadir categoría.

En el cuadro que aparece tienes que escribir el nombre de la categoría: no hay una lista predefinida de nombres, puedes elegir la redacción que mejor se adapte a tus necesidades. Los idiomas que puedes elegir son: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno.

Gracias a la función multilingüe, los clientes leerán el nombre de la categoría en el idioma de su elección dentro de la app (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en italiano, sólo mostrará la redacción en italiano).

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón azul Guardar.

Si, por el contrario, deseas suprimir una categoría, sólo tienes que hacer clic en el icono de la papelera roja de la derecha que corresponde a la categoría en cuestión.

Atención: al suprimir una categoría, también se suprimen todos los productos que contiene.

Ten en cuenta que algunas categorías pueden tener horarios diferentes a los horarios por defecto de la tienda. Para cambiar los horarios, haz clic en Horarios de la categoría bajo la categoría deseada. Haz clic en los puntos para cambiar de color: verde significa que el servicio está prestado, rojo significa que no está activo.

Recuerda hacer clic en Guardar cuando hayas terminado. Las horas de trabajo se guardan y no es necesario configurarlas cada día.

Volviendo a la pantalla principal, debajo del nombre de la categoría encontrarás los productos individuales, de los que se especifica el nombre, los puntos, el coste en euros, el número de piezas que se pueden pedir y las que están disponibles, el plazo que se necesita para preparar y entregar el producto, y cualquier indicación de que el producto se puede entregar lo antes posible.

Para añadir un producto, haz clic en el botón verde redondo con el icono + junto a Añadir. En el cuadro que se abre, selecciona el idioma que te interesa. Puedes elegir entre: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno. Gracias a la función multilingüe, los clientes leerán el nombre del producto en el idioma de su elección dentro de la app (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en francés, sólo se mostrará el texto en francés).

Continúa introduciendo el nombre del producto (por ejemplo, "jamón cocido"), una breve descripción del producto, su valor en euros, la cantidad disponible y la cantidad que se puede pedir. A continuación, determina el tiempo que tardará en realizarse el pedido: puedes indicar el tiempo de preparación en horas o hacer clic en el cuadrado situado junto al signo 'lo antes posible'.

Si indicas un plazo, el usuario podrá seleccionar la fecha y hora de entrega al confirmar el pedido para solicitar el producto. El plazo indicado deberá tener en cuenta la antelación y el tiempo necesario para preparar el producto. De este modo, el usuario sólo podrá seleccionar una fecha y hora adecuadas al plazo introducido por el back office. Si, por el contrario, no defines un plazo preciso y decides prestar el servicio lo antes posible, el usuario no verá aparecer en la app la opción de elegir la fecha y hora de recogida y recibirá el producto lo antes posible.

Puede añadir variantes, que son opciones adicionales o ayudan al usuario a especificar mejor sus necesidades. Haga clic en Añadir una variante.

Para cada variante, debes indicar un nombre genérico, que describa bien los productos ofrecidos (por ejemplo, "tipo de pan") y un nombre específico para cada producto ("baguette", "pan integral", etc.). A continuación, puedes especificar el valor en euros o como porcentaje del coste total del producto. Para añadir más variantes de productos, haga clic en el icono +.

Una vez definidos todos los productos dentro de la variante, hay que determinar cómo puedes seleccionarlos el usuario. "Mín indica el número mínimo de artículos que el usuario puede seleccionar y "Máx el número máximo.

En concreto:

Cuando haya terminado, haz clic en el botón azul Guardar variante. Cuando haya terminado de insertar todas las variantes, haz clic en el botón Guardar dentro de la ficha de datos del producto.

Recuerda que si tienes muchos productos que añadir a la Shop, puedes importarlos todos a la vez. Pulsa sobre Importación Masiva y elige si quieres copiar la información a un fichero excel o si quieres rellenarla directamente en el espacio habilitado para ello.

Si decides utilizar un fichero excel, escribe toda la información y luego cópiala en el espacio que se abre al hacer clic en Importación masiva.

Puede ocurrir que necesite modificar la oferta. Para eliminar un solo producto, haz clic en el icono rojo de la papelera situado a la derecha del producto que deseas eliminar.

Si, por el contrario, deseas modificar un producto, haz clic en el icono del lápiz correspondiente. Recuerda hacer siempre clic en Guardar cuando hayas terminado, de lo contrario no se guardarán los cambios.

IFM

En esta sección puedes configurar Servicios On Site (por ejemplo, preparación de salas, actividades de mantenimiento del espacio, etc.) y está dividida en tres páginas: Servicios, Permisos y Peticiones.

En la página Servicios puedes:

Por otro lado, en la página de Permisos, tienes la opción de:

En la página de Peticiones puedes:

Por último, puedes gestionar pedidos si tienes un perfil habilitado como operador de IFM.

La página Servicios muestra la información que has proporcionado sobre los servicios y sus categorías. En particular, debajo del nombre de cada Categoría, puedes leer el nombre de los servicios individuales, su coste en puntos y/o euros, la cantidad máxima que se puede pedir y su disponibilidad. Los artículos aparecen por orden de inclusión, no por orden alfabético.

Primero haz clic en la palabra Horas de servicio de la barra superior. En este punto, puedes ver en la pantalla que se ha abierto una cuadrícula subdividida por día y hora: el esquema está estructurado en un marco temporal semanal y las franjas horarias se dividen en períodos de 30 minutos. Pulsa sobre los puntos correspondientes al horario de funcionamiento de los servicios ofrecidos: el punto verde indica que los servicios están disponibles, el punto rojo indica que los servicios no están activos. Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que hayas terminado de editar. Ten cuidado: los horarios establecidos serán los predeterminados para todos los servicios y serán válidos hasta que decidas cambiarlos. Para cada servicio individual podrás establecer diferentes horarios si lo necesitas.

Ahora tienes que empezar a crear las categorías en las que se colocarán los servicios individuales haciendo clic en Añadir categoría. En la pantalla que se abre puedes introducir el nombre de la categoría en varios idiomas: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno. Gracias a la función multilingüe, los clientes leerán el nombre de la categoría en el idioma de su elección dentro de la aplicación (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en italiano, sólo mostrará texto en italiano). Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que has terminado de editar.

Si, por el contrario, deseas definir horarios específicos para una categoría (es decir, sólo válidos para esa categoría), haz clic en el botón Horarios de la categoría, que se encuentra a la derecha junto a la categoría que deseas editar. En la pantalla que se abre, puedes ver una cuadrícula similar a la que se utiliza para indicar las horas de trabajo de los "Servicios On Site". La parrilla se divide por días y horas semanalmente y las franjas horarias se dividen en períodos de 30 minutos. Haz clic en los puntos para definir los momentos en que la categoría está activa o no disponible: el punto verde indica que los servicios están disponibles, el punto rojo indica que los servicios no están activos. Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que has terminado de editar.

Si necesitas borrar una categoría, haz clic en el botón Suprimir a la derecha de la categoría, indicado por el icono rojo de un cubo de basura. Atención: el cambio se producirá instantáneamente sin necesidad de solicitar confirmación.

Veamos ahora cómo añadir servicios a una categoría determinada. A la derecha de cada categoría, se encuentra el botón Añadir. Su función es añadir servicios individuales relacionados con una categoría determinada. Al pulsarlo, se abre una pantalla en la que puedes indicarlo:

Finalmente, si necesitas editar servicios individuales más tarde, simplemente haz clic en el icono del lápiz a la derecha de cada servicio. También puedes borrarlas haciendo clic en el icono de el basurero correspondiente.

Consejo profesional: Si tienes muchos productos que añadir a IFM, puedes importarlos todos a la vez. Haz clic en Importación masiva y elige si deseas copiar la información en un fichero Excel o si deseas compilarla directamente en el espacio previsto para ello.

En función de las necesidades de su empresa, puedes autorizar a todos los usuarios a utilizar los servicios de IFM o sólo a un grupo de personas. Para autorizar sólo a determinados usuarios, hay que ir a Permisos y hacer clic en Autorizar usuario. Puedes buscar a una persona concreta dentro de la base de datos introduciendo su nombre, apellidos o dirección de correo electrónico. Haz clic en el icono de la lupa y, cuando encuentre el usuario deseado, haz clic en el icono de la parte inferior derecha para añadirlo a la lista. Siempre puedes eliminar un usuario de la lista haciendo clic en el icono eliminar (que representa un cubo de basura) situado a la derecha del nombre del usuario. Por otro lado, para buscar a alguien que ya esté en la lista, puedes escribir su nombre, apellidos o dirección de correo electrónico en el campo buscar. El filtro ya está activado mientras rellena el campo.

Pasemos ahora a la página Peticiones, que ofrece una visión detallada de las solicitudes realizadas por los usuarios y de su estado de tramitación. Para una legibilidad óptima, se han colocado filtros en la parte superior de la página para que pueda seleccionarlos según sus necesidades. Las solicitudes pueden verse según:

Para exportar el archivo CSV de la lista de solicitudes, haz clic en el botón Exportación situado a la derecha de la página. La exportación se realizará inmediatamente. Puedes exportar todas las solicitudes o sólo las que le interesen. En este último caso, recuerda aplicar los filtros adecuados a la lista antes de exportar el archivo.

En cambio, si deseas gestionar un servicio On Site solicitado por un usuario, deberá conectarse al back office con un perfil habilitado para la gestión operativa de los pedidos. Introduce sus credenciales y, si gestiona más de un sitio, selecciona el deseado.

Los pedidos se organizan por semanas y pueden visualizarse en forma de calendario o agenda. Los servicios que tienen fecha y hora de ejecución son azules, los que deben completarse lo antes posible son azules. Todos los servicios cerrados tienen fondo blanco.

Cada servicio tiene una indicación de la fecha, la hora, el ID de la solicitud, el nombre del servicio y el estado de preparación. Para gestionar una solicitud, basta con hacer clic en el pedido del que desea ocuparse y entrar en la ficha detallada.

En la pantalla que se abre, puede ver toda la información relacionada con el pedido: el nombre del servicio, el solicitante, la fecha de solicitud y el plazo de entrega, el punto de recogida elegido, la forma de pago seleccionada, las variantes seleccionadas y las notas.

Siempre se muestra el estado actual, así como el botón para cambiar el estado, que quedará registrado con la fecha y hora de la operación. Haz clic en el botón Cambiar estado y selecciona uno de los estados posibles. También puedes añadir un mensaje que se enviará al usuario.

Al entrar en el chat relacionado con el pedido individual, puedes ver todos los cambios de estado que se han realizado y todos los mensajes enviados. La notificación del cambio de estado y el posible mensaje se envían automáticamente al usuario.

También puede imprimir el detalle del pedido. Para ello, haga clic en el botón Imprimir.

Pedidos

Si quieres ver los pedidos del día, tienes que acceder a esta sección, donde podrás tener una visión completa de todos los pedidos realizados por los clientes en el día a día. Aquí podrá:

Desde la pantalla se pueden recuperar algunos datos importantes: el tipo de pedido (por ejemplo, lunchbox, take away, shop, menú), la ocasión, el lugar de recogida, la franja horaria de entrega, el nombre, apellidos y correo electrónico del usuario, las recetas del pedido, las eventuales notas introducidas por el usuario, el estado del pedido.

Los pedidos entran en el sistema en estado "en espera ". Puede decidir cambiar el estado de un solo pedido haciendo clic junto al servicio solicitado o de todos los pedidos haciendo clic en Seleccionar todos. Aparecerán todos los estados disponibles y sus iconos:

Al poner los pedidos en estado 'en proceso', los usuarios ya no pueden cancelarlos desde la app, por lo que puede comenzar la preparación. Imprima la lista de pedidos a preparar, que contiene los productos y servicios necesarios y la lista de componentes que se utilizarán para la preparación. Además, puedes imprimir la lista de materiales, que también sirve como documento de entrega (contiene el código de usuario, el nombre de usuario, el lugar y la hora de entrega, los detalles del pedido, el precio, la forma de pago y un espacio para la firma del usuario).

Cuando haz terminado de preparar los pedidos, cambia su estado a 'listo'. Ahora imprime las etiquetas que pegarás en los paquetes: en cada etiqueta encontrarás el código de usuario, el nombre del usuario, el lugar y la hora de entrega, los datos del pedido y el precio. Cuando el usuario venga a recoger su pedido, cambia el estado a 'recogido'.

En caso de necesidades especiales (falta de ingredientes, avería...) puedes cancelar un pedido.

Atención: si se utiliza un locker como punto de recogida, el cambio de "en proceso" a "listo" se produce automáticamente cuando el código QR del collarín es escaneado por el lector de el locker y el pedido se coloca dentro de la celda de el locker. También con respecto al cambio a "recogido", la actualización del estado se produce automáticamente cuando el código QR del usuario es leído y el pedido se recoge de la celda de el locker.

Para optimizar la gestión de los pedidos, sobre todo si son muchos, dispones de varias formas de visualizar sólo los que necesites:

En esta sección, también podes gestionar los pedidos de entrega y las reservas de asientos. Haz clic en Entrega o Asiento reservado en la parte superior. Entre paréntesis ya puede ver cuántas solicitudes se han recibido.

En cuanto a los asientos reservados, cada reserva que entra en el sistema se aprueba automáticamente. Es posible comprobar la reserva del usuario y marcar su acceso, directamente in situ con la ayuda de una tableta o dispositivo portátil. Para ello, es necesario habilitar el propio perfil para controlar las plazas y entrar en el back office. Cuando un usuario que ha reservado el servicio se presenta en la entrada del restaurante, se puede comprobar su reserva buscando por nombre, apellidos o dirección de correo electrónico. A continuación, se puede "comprobar" la reserva para confirmar la entrada del usuario.

En la sección Pedidos también se puede imprimir la lista de la compra, la lista de recetas en PDF y exportarla a CSV, imprimir el albarán y los cuellos para apoyar la preparación del pedido y la gestión fiscal. En la parte derecha encontrará botones que le permitirán realizar estas acciones.

Para exportar la lista de pedidos en formato .csv, haz clic en el icono Exportar. En el cuadro que se abre, puedes seleccionar el día a partir del cual empieza el informe y el día en que termina, el tipo de pedido (Lunchbox, Take Away, Menú del día, todos) y el punto de recogida (locker, todos). Haz clic en Exportar y abre el documento: puedes hacerlo a través de Excel u Open Office Calc, configurando como "Opciones de separación silábica": separado; punto y coma. Recuerda hacer clic en Aceptar para ver el documento completo.

Para imprimir la lista de recetas, la lista de materiales y los cuellos, en su lugar, haz clic en el primer botón Imprimir y elige qué imprimir:
El documento se muestra:

Por último, te mostramos qué hacer si hay pedidos que contienen recetas que ya no están incluidos en el menú del día.

Al eliminar una receta del menú del día, el sistema comprueba automáticamente todos los pedidos. El propósito es asegurarse de que no hay pedidos que, como resultado del cambio, contengan recetas que ya no estén disponibles.

Si hay alguna recetas que ya haya sido eliminada, los pedidos que la incluyan se indicarán con un icono especial en diferentes posiciones de la interfaz:

En la lista de pedidos, será posible filtrar por pedidos que contengan problemas (incidencias) para poder tratarlos de forma masiva (por ejemplo, seleccionándolos y borrándolos). La supresión de una receta del menú del día irá precedida de una alerta si ya se han realizado pedidos que contengan ese plato en concreto. Para todas las modificaciones del menú del día producidas por la importación automática, se enviarán notificaciones automáticas por correo electrónico a los responsables del sitio en caso de que se genere una anomalía.

Para cafeterías que gestionan los cambios de pedidos en la sección Pedidos del back office, es posible obtener una visión adicional del flujo de gestión de pedidos.

Para verlo entra en el back office con tus credenciales y pulsa en Pedidos en la barra de navegación lateral. Una vez en la sección, haga clic en el icono llamado Flujo de la derecha.

Flujo es una pantalla que muestra el progreso del flujo de preparación de pedidos durante el día. Dependiendo del estado que seleccione (pendiente, en proceso, retirada, etc.), podrá ver el tiempo que llevan las órdenes en cada estado.

También puede ampliar un segmento concreto haciendo clic con el ratón en la zona correspondiente y restablecer el zoom con el botón correspondiente una vez que haya terminado.

Impresora en la cocina

Con MySodexo puedes instalar una impresora en tu cocina para imprimir todo el material relacionado con la preparación de tus platos: desde la lista de ingredientes necesarios hasta el collarín que hay que poner en el albarán.

En el back office, puedes cambiar la configuración de la impresora para adaptarla a tus necesidades. Le explicamos cómo:

  1. Inicie sesión en el back office con sus credenciales
  2. Acceda al Dashboard cafetería correspondiente. Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en el botón **Impresoras***. Se abrirá un menú que muestra todas las impresoras activas en su cafetería con toda su información: dirección MAC, nombre del centro, última vez que se encendió, inicios de sesión fallidos, último inicio de sesión y último acceso.
  3. Haga clic en la impresora cuya configuración desea modificar

En la pantalla que se abre, encontrará todas las opciones de la impresora. Algunas ya están configuradas. No olvide hacer clic en Guardar cuando haya terminado de realizar los cambios.

Puede modificar todos los datos contenidos en los cuadros de texto o los que se pueden seleccionar haciendo clic en el punto gris. Sin embargo, datos como el identificador de impresora o el número de accesos fallidos no pueden modificarse porque son específicos de cada instrumento.

Digital Signage

La señalización digital es un dispositivo (o reproductor) que requiere cuatro elementos para funcionar correctamente

El reproductor sirve para visualizar en la pantalla el material que hayas seleccionado. Cada pantalla corresponde a un reproductor.

Puedes gestionar el reproductor y los materiales de emisión accediendo a la sección de Cartelería Digital en el back office. A continuación se explica cómo hacerlo.

Inicie sesión en el back office con sus credenciales y busque la opción «Comunicaciones» en el menú de navegación lateral. Haga clic en «Señalización digital». Entrará en una página que muestra las pantallas que ya están conectadas y/o donde puede conectar otras nuevas.

Para añadir una nueva pantalla en la que emitir sus contenidos, haga clic en «Nueva pantalla». En este punto deberá introducir dos datos

Abramos un pequeño paréntesis sobre el código PIN de la pantalla. ¿Dónde se encuentra? En primer lugar, asegúrate de que la pantalla está encendida y de que el reproductor está correctamente conectado al cable de alimentación. A continuación, utilice el cable HDMI para conectar el reproductor a la pantalla. Verás que aparece el PIN de cuatro dígitos en la pantalla.

Volvemos a la pantalla. Ahora que ya has creado la vista previa en el back office, necesitas crear o subir el contenido a transmitir. Haz clic en Biblioteca en la esquina superior derecha y aterrizarás en el espacio dedicado a tus presentaciones.

Para crear una nueva presentación, haga clic en Nueva presentación y siga estos pasos:

  1. Selecciona el tipo de contenido a mostrar. Puede estar enlazado mediante URL desde un canal de YouTube, o bien puede insertar el enlace a una plantilla de Google Doc. También puedes cargar un archivo desde tu dispositivo, como un vídeo, un PDF o una imagen.
  2. rellena la información requerida: inserta enlaces o sube el documento dependiendo del tipo de contenido que hayas seleccionado.
  3. también puedes configurar algunos elementos adicionales como las Noticias que se mostrarán superpuestas (para visualizarlas tienes que utilizar el enlace RSS que te proporcionan tus plataformas de noticias favoritas), la hora y la fecha, la duración en segundos de cada pantalla

Puede editar todos los materiales creados o cargados. Haz clic en el icono de la cuchilla para cambiar la configuración. Haga clic en el icono imagen en su lugar si desea intervenir directamente en cualquier Google Doc asociado.

Para eliminar materiales, haga clic en el icono X situado debajo de la presentación.

Para asociar el material a la pantalla deseada, vuelva a la lista de pantallas. Debajo de cada vista previa hay botones. Haga clic en el que tiene forma de imagen e introduzca el horario de emisión.

Haga clic en la franja horaria del día en que la pantalla debe mostrar la presentación y, a continuación, haga clic en Eventos individuales. Ahora puede elegir el contenido que se mostrará.

Consejo profesional: Puede arrastrar los bordes del marco hacia arriba o hacia abajo para aumentar o disminuir las horas. También puede hacer clic en el botón Copiar para duplicar el horario el día siguiente.

Si es necesario, puede asociar varios materiales a la misma pantalla para que se emitan durante la misma programación. Haga clic en Multieventos y haga clic en cada contenido en el orden en que debe emitirse (también aparecerán los números de ubicación). No olvide hacer clic en Guardar. Los materiales se iniciarán automáticamente uno tras otro.

Volver a la lista de pantallas. Debajo de cada vista previa hay botones. Haz clic en el que tiene forma de rueda. En esta pantalla puede cambiar el nombre de la pantalla y también cambiar la orientación de la presentación: puede girarla 90°, 180° o 270°.

Si es necesario, puede eliminar una pantalla registrada en el back office. Haga clic en el botón X y confirme que desea realizar la acción.

Consejo profesional: Si necesita no utilizar la pantalla o no mostrar una determinada presentación durante algún tiempo, no es necesario eliminarla. Puede simplemente pausar la pantalla con el botón correspondiente Activar/Desactivar.

Para actualizar una pantalla puede hacer clic en el icono Actualizar correspondiente.

Si el reproductor está conectado directamente al Menú, puede actualizar la pantalla directamente desde la página Menú del back office. Tendrá que hacer clic en el icono Actualizar pantalla de la derecha: este comando actualiza todas las pantallas.

Centro de costes

En esta sección puedes gestionar los gastos de tus usuarios dividiéndolos en centros de coste. Las funciones aquí se ramifican en:

Para añadir un centro de coste, haz clic en Añadir centro de coste. Deberá introducir el nombre, el límite de gastos que pueden realizarse sin autorización, el nombre del aprobador -sólo puede introducirse un aprobador por centro de coste-, los servicios disponibles para ese centro de coste y el presupuesto mensual total. A continuación, haz clic en Añadir.

Si, de el contrario, deseas suprimir un centro de coste, haz clic en el icono Suprimir. Para editarlo, haz clic en el icono Editar.

Una vez introducido el centro de coste, deberas introducir todos los usuarios que pueden cargar solicitudes en ese centro de coste específico.

En caso de que tengas que gestionar muchos centros de coste, puedes encontrar inmediatamente el centro que buscas escribiendo su nombre en el espacio que aparece arriba a la derecha, justo debajo de " Buscar centro de coste". A continuación, haz clic en el icono de la lupa para iniciar la búsqueda.

Una vez que hayas creado un centro de coste, tienes que empezar a añadir usuarios autorizados. Haz clic en el icono que aparece junto a Añadir usuario: se abrirá el cuadro Buscar usuario, que te permite encontrar un usuario concreto entre los de la base de datos. Puede buscar por nombre o apellidos o simplemente escribiendo el correo electrónico del usuario encima de la línea. Para iniciar la búsqueda, haz clic en el icono de la lupa situado a la derecha.

Al cabo de unos instantes, aparecerá el nombre seguido del apellido y la dirección de correo electrónico del usuario. A continuación, haz clic en el icono de la esquina inferior derecha y la lista del centro de coste individual se enriquecerá con el nuevo nombre por orden de entrada. Es posible añadir el mismo usuario a varios centros de costes. Si, de lo contrario, deseas excluir a un usuario de un centro de coste, debes hacer clic en el icono rojo de la papelera situado a la derecha de los datos del usuario.

Comunicaciones

En esta sección puedes crear mensajes que se publicarán en diferentes lugares de la app, para avisar a todos los usuarios de que hay una nueva promoción o de que hay un nuevo plato en el menú... Las áreas y etiquetas te permiten elegir dónde quieres que aparezca el mensaje (en la página de inicio, dentro del , en una posible área de noticias, etc.). Esto es lo que puedes hacer en esta sección:

Las comunicaciones/noticias pueden aparecer en diferentes lugares de la aplicación: en la página de inicio y en la sección Contactos. Puedes determinar dónde mostrarlas colocándolas dentro de áreas que correspondan a una ubicación determinada:

Consejo profesional: puedes publicar un mensaje por dieta. Puedes utilizarlo para promocionar combinaciones de menús, sorteos, permitir a los usuarios valorar recetas concretas o el servicio en general...

Haz clic en Comunicaciones en el menú de navegación lateral y entra en la página Organizar. Puedes renombrar cada área según tus preferencias para que el proceso de entrada sea más intuitivo. Sólo tienes que hacer clic en el icono Editar (con forma de lápiz) que aparece junto al área e introducir el nombre, el número máximo de comunicaciones que puede contener (si lo tiene) y elegir si quieres incluir sólo los mensajes con una determinada etiqueta ordenados por filtro o mezclarlos. Cuando hayas terminado, recuerda hacer clic en Guardar.

Atención: en caso de que quieras promocionar un combo, recuerda que sólo estás publicando una comunicación, que no activa automáticamente el mecanismo para activar el combo en el momento de la compra. Para crear dicho mecanismo y hacer que el combo funcione, tienes que utilizar la función Editor de combo adecuada.

Entremos un poco más en detalle. Para colocar una comunicación/noticia dentro de un área, tienes que utilizar filtros: su función es filtrar contenidos, organizarlos y mostrarlos en la app.

Cada filtro está asociado a etiquetas, es decir, palabras que ayudan a identificar mejor las comunicaciones: por ejemplo, puede atribuir las etiquetas menu, primi, secondi... a todos los mensajes relativos a la oferta del día.

Los filtros le permiten mostrar en la aplicación únicamente las comunicaciones que contengan las etiquetas que haya asociado a un determinado filtro.

Para crear y añadir un filtro a un área, vaz a la sección Organizar y haz clic en el icono + situado junto al área a la que desea añadirlo. Marca la opción Filtro y escriba el nombre en los idiomas que desee. Escribe todas las etiquetas separadas por un espacio.

El "nombre del filtro" es la información que se muestra entre los filtros en el área Noticias de la aplicación . Este nombre puede ser diferente de la etiqueta real: por ejemplo, si el "nombre del filtro " es Actividad física y contiene las etiquetas "actividad_física" y "deporte_movimiento", el usuario verá el elemento Actividad física en la app.

En este punto, define el número máximo de informes que se mostrarán y el código de los municipios de los que se recuperarán los informes.

Por ejemplo, si administras varios , puedes crear un único mensaje que se compartirá en todos los locales, sin tener que volver a crearlo cada vez. De hecho, si necesitas copiar mensajes de otro , puedes introducir el código de esa ubicación. A la inversa, si haz creado mensajes ad hoc, introduz el código del local actual.

Atención: una etiqueta puede consistir en una sola palabra o en varias palabras escritas sin espacios o separadas por el símbolo _ . Para insertarla, recuerdes pulsar Enter en tu teclado o pulsar la barra espaciadora. Si es necesario, puedes borrar una etiqueta pulsando el icono X que aparece junto a ella.

Comprueba siempre que no has cometido ningún error tipográfico, ya que la etiqueta se reconoce exactamente como está escrita. Por ejemplo, presta atención a las mayúsculas: "menú" es diferente de "Menú".

A veces, el objetivo de las comunicaciones es informar a los usuarios sobre el progreso de una encuesta o proporcionar una infografía. En este caso hablamos de Características.

Para añadir una comunicación que informe sobre el estado de una característica, haz clic en el icono + situado junto al nombre del área y marca la opción Feature. Selecciona una característica en el menú desplegable y define qué intervalo de tiempo debes tenerse en cuenta: por ejemplo, todas las evaluaciones desde dos semanas antes de la fecha actual.

A continuación, elige en qué compartir la comunicación y haz clic en Guardar.

Atención: los usuarios sólo pueden expresar su nivel de satisfacción cuando su pedido ha sido marcado como "listo para recoger" o "entregado". En otras palabras, las funciones se activan cuando el usuario ha utilizado el servicio o probado el producto.

Ya hemos visto cómo funciona la organización de las comunicaciones/noticias en la aplicación. Ahora vamos a entrar en los detalles de cómo se crea una comunicación.

Primero, entra en la página Entrar/Editar. Pulsa en Crear mensaje y escribe el título, el resumen y el texto del mensaje en los idiomas que quieras. Puedes insertar una imagen (o seleccionarla de la biblioteca dedicada, si está disponible) y elegir si quieres que aparezca como fondo del mensaje o en un lateral. Por último, puedes elegir a qué hora quieres que aparezca en la aplicación.

Cada comunicación puede asociarse a una o varias etiquetas, para incluirla dentro de un determinado grupo (por ejemplo, puedes asociar la etiqueta "Consejos" a todas las comunicaciones que hayas creado con el tema "consejos de comida"). Escribe el nombre de las etiquetas y pulsa la tecla Enviar de tu teclado o la barra espaciadora.

Cuando haz terminado, haz clic en Guardar.

Atención: cuando publiques una alerta, al ser un texto muy corto, el contenido que se muestra en la app es el del resumen.

Recuerda: si después de publicar no ves el aviso en la app, comprueba que has seleccionado la fecha de inicio de publicación. El mensaje sólo es visible durante el periodo definido al crearlo.

Para borrar una comunicación, haz clic en el icono Borrar (en forma de papelera) situado junto a ella. Si, por el contrario, desea editarla, basta con hacer clic en el icono Editar (en forma de lápiz) y realizar los cambios necesarios: recuerde hacer clic en Guardar antes de salir.

Para terminar, veamos cómo crear una promo. Una promo no es más que una comunicación que puede aparecer en la página de inicio de la app (para darle protagonismo) o en la sección de noticias y que tiene la función de informar a los usuarios de una promoción.

Para crear una promo, entra en la página Entrar/Editar de la sección Comunicaciones del menú lateral. Haz clic en Crear mensaje y escribe el título, el resumen y el texto del mensaje en los idiomas que desees. Puedes insertar una imagen y elegir si quieres que aparezca como fondo de la comunicación o en un lateral. Por último, puedes elegir en qué periodo quieres que aparezca en la aplicación.

Puedes asociar un filtro, o etiqueta, a cada promoción para incluirla dentro de un área determinada (por ejemplo, puedes asociar la etiqueta "Consejos" a todas las comunicaciones que hayas creado con el tema "consejos de comida". Para más detalles, consulte el capítulo Comunicaciones de esta guía). Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

Notificaciones

En esta página encontrará una lista de todas las notificaciones enviadas y un botón para crear otras nuevas basadas en las plantillas que haya creado en Gestión de notificaciones.

Para crear una nueva notificación, haga clic en Añadir nueva notificación. En la página que se abre, primero tienes una visión general del total de usuarios y de los que han aceptado la política de privacidad, para que sepas a cuántas personas puede llegar la notificación. Además, encontrarás detalles sobre cuántos usuarios han dado su consentimiento para recibir notificaciones en la aplicación, vía push, SMS o correo electrónico.

Tras elegir un nombre para la notificación a enviar (que sólo se mostrará en el back office), tienes que indicar qué plantilla de notificación quieres utilizar de las que has creado en Gestión de notificaciones.

En este punto, puede configurar filtros para seleccionar sólo aquellos usuarios a los que desea enviar la notificación. Por ejemplo, puede enviarla

Puede elegir el modo de envío que prefiera y realizar un envío de prueba antes de programar el envío oficial. Por último, no olvide indicar cuándo empezar a enviar la notificación y haga clic en Añadir y enviar nueva notificación.

Consejo profesional: si no desea enviar la notificación inmediatamente, puede simplemente guardarla en la lista de notificaciones y enviarla a los usuarios más tarde. Una vez guardada, puedes ver una vista previa de cómo se verá en diferentes dispositivos.

Haga clic en la notificación que desea eliminar, entrará en la página de edición. Desplácese hacia abajo hasta Notificación programada y haga clic en la flecha situada junto a la notificación. En este punto, haga clic en Eliminar. También puede hacer clic en el botón Borrar situado en la parte inferior de la página de edición.

Haga clic en la notificación que desea editar y accederá a la página de edición.

La sección Gestión de notificaciones es el espacio en el que puede crear y definir las características de las plantillas de comunicación que se enviarán por notificación (correo electrónico, SMS, etc.) a sus usuarios, y muestra todas las plantillas que ya ha creado, para que puedan modificarse o reutilizarse en el futuro.

De hecho, puede haber diferentes tipos de correos electrónicos:

En la sección Gestión de notificaciones, encontrará la lista de sus notificaciones dividida en 3 grupos:

Para cada notificación, se enumeran el título, el resumen (si lo hay) y la cafetería o cafeterías para la que se hizo.

Veamos con más detalle cómo gestionar las plantillas de notificaciones. Para crear una nueva, vaya a Gestión de notificaciones y despliegue la lista deseada de plantillas (ocasionales, usuarios, pedidos), después haga clic en Añadir plantilla en la parte superior derecha para crear una plantilla del mismo tipo que las de la lista. Aquí puede definir los detalles de la notificación que se enviará:

Reglas de contribución

Los vales son una buena forma de incentivar las compras a través de la app con promociones y códigos de descuento.

Para crear o editar uno, debes acceder a esta página (Reglas de contribución). Si ya hay vales activos en tu instalación, los encontrarás listados aquí. Cuando finaliza su periodo de validez, se trasladan automáticamente a la zona Archivados (arriba a la derecha. Para volver a activarlos en el futuro, simplemente cambie la fecha).

Haz clic en el icono + de la parte superior derecha y elige si quieres utilizar la configuración simple o la avanzada (que añade comandos a la configuración simple). Estos son los pasos a seguir

  1. Escribe el ID del cupón, es decir, el código que se asociará a la promoción. Puede contener letras o números sin espacios
  2. Escribe el nombre del vale, que no se mostrará en la aplicación, pero que servirá para reconocer rápidamente el vale en el back office.
  3. Escribe una breve descripción para ayudar al usuario a entender qué beneficio se obtiene al utilizar el cupón
  4. Define el valor en € del vale.
  5. Define el periodo de validez del cupón

En este punto puedes optar por ir a la configuración avanzada para detallar aún más la promoción.

El código del cupón puede ser público, es decir, puede ser tecleado por el usuario durante el proceso de compra en la app. Sin embargo, si no se selecciona esta opción, el cupón aparecerá automáticamente en la caja una vez activado.

En función de las necesidades, también se puede elegir si el uso del cupón es obligatorio u opcional al realizar el pedido.

La configuración pasa por seleccionar las instalaciones en las que el cupón es válido. La que se encuentra en el back office está presente por defecto y no puede suprimirse, a diferencia de las que pueden añadirse.

Por último, puedes detallar aún más las condiciones en las que se puede utilizar el cupón, las ocasiones y cursos para los que está disponible y los proveedores/entregadores.

Cuando haya configurado todo, recuerde hacer clic en Añadir.

Atención: si elimina un cupón activo, se archiva automáticamente.

Consejo profesional: Para cada cupón activo, puede ver estadísticas sobre su uso por parte de los usuarios. Haz clic en el icono gráfico de la columna Acciones del cupón que quieras ver.

En la página que se abre encontrará

Gestione degli utenti

La funcionalidad de gestión de usuarios permite recoger en una tabla específica para todos los usuarios que pueden acceder a la app MySodexo: aquellos que pueden realizar pedidos en más de una , aparecerán en más de una tabla.

Haga clic en Usuarios y acceda a la tabla. Aquí encontrará diversa información útil:

Esta tabla puede exportarse y compilarse fuera del back office (por ejemplo, si tiene que añadir muchos usuarios) e importarse.

Los usuarios que aparecen en esta tabla no necesariamente han creado una cuenta en la aplicación con credenciales de acceso. Puede darse el caso de que algunos de ellos hayan sido censurados por los administradores de la : en este caso nunca se han registrado ni han iniciado sesión en la app.

Podemos decir, por tanto, que existen dos tipos de usuarios:

Hemos mencionado la clave unívoca de los usuarios. Se trata de un elemento distintivo que se define en la configuración del . Puede ser, por ejemplo, la dirección de correo electrónico del usuario, su código fiscal, su número de matrícula... En la página de registro que debe utilizar el usuario al crear su cuenta en la app, es un campo que debe rellenar.

Atención: si la clave unívoca coincide con los datos de un light user, se crea un nuevo usuario en lugar del light user. Todos los datos del light user se copian en la nueva cuenta, incluido el historial de pedidos. La coincidencia de la clave unívoca se realiza convirtiendo la cadena en minúsculas, eliminando los espacios iniciales y finales y los ceros delante de los datos numéricos.

La clave unívoca es un elemento opcional y, si está presente, se indica en la esquina superior derecha de la tabla y no puede modificarse en esta sección. En este caso, la función Restablecer usuario(que convierte a un usuario en light user: su cuenta se eliminará, pero podrá volver a registrarse si es necesario) también está presente; de lo contrario, no será visible. Si un usuario está asociado a más de una , sólo será susceptible de la función Restablecer usuario en aquellas en las que se haya definido una clave unívoca.

Hay otro elemento dentro de la tabla a tener en cuenta. La columna "Activo" permite "activar" o "desactivar" usuarios y light user: basta con hacer clic en el cuadrado de la parte superior de cada usuario.

Esta función resulta muy útil, sobre todo cuando hay que gestionar usuarios que sólo tienen acceso a la aplicación en determinados momentos (por ejemplo, en el caso de trabajadores temporales).

Nota: por defecto, la tabla sólo muestra los usuarios activos. Para ver los usuarios inactivos además de los demás, basta con seleccionar la opción "Mostrar usuarios inactivos" en la parte superior.

Tickets

Una comunicación eficaz con los clientes es el secreto para ofrecer un servicio óptimo. Es posible interactuar directamente con los usuarios a través del chat de esta sección. Sus principales funciones son:

Los mensajes entrantes que aún no se han visto se marcan con un punto verde junto al nombre de la sección en el menú de navegación, para que sepas inmediatamente que hay algo que leer. Haz clic en Tickets y entra en la página. En la pantalla principal encontrarás una lista con los mensajes por orden de llegada. Los que aún no se han leído están marcados con un punto verde. Para responder, haz clic en el icono del lápiz de la derecha, escribe tu respuesta en el espacio correspondiente y haz clic en la flecha verde de la derecha para enviarla.

Para borrar los mensajes a los que ya has respondido, haz clic en el icono rojo de la papelera, arriba a la derecha.

También puedes optar por archivar los mensajes cerrados para no perderlos de vista. Para ello, haz clic en el icono situado a la izquierda del signo Archivar, arriba a la derecha.

En esta sección encontrará el historial de las acciones realizadas por cualquier persona que tenga acceso al back office. Se trata de una lista detallada que incluye

Puede aplicar filtros a la lista para mostrar sólo los datos deseados. Por ejemplo, puede filtrar por

Encuesta

Las encuestas son la herramienta perfecta para conocer la opinión de los usuarios sobre el servicio de tu centro y recopilar datos para un análisis general de sentimiento.

Puedes estructurar tus encuestas como quieras, combinando tres tipos de preguntas:

Puede elegir el periodo de actividad de la encuesta y ver todas las respuestas recibidas en un archivo descargable.

Vamos a detallar cómo crear una encuesta.

En primer lugar, vaya a la sección Encuestas del menú de navegación lateral y haga clic en Nueva encuesta. Elija el idioma en el que se mostrará la encuesta a los usuarios.

Atención: Si quieres crear varias versiones en diferentes idiomas, selecciona un idioma a través de su bandera a la derecha, rellena el formulario, guárdalo y luego haz clic en la bandera de otro país e introduce los textos traducidos. Guarda siempre cuando hayas terminado.

Indica también el periodo de actividad de la encuesta seleccionando las fechas en las que los usuarios pueden participar.

Ahora haz clic en Introducir título para dar un nombre a la encuesta y Añadir pregunta. Elige el tipo que prefieras y escribe el texto de la pregunta para que los usuarios respondan en consecuencia.

Atención: Si eliges la opción Múltiples opciones después de escribir la pregunta, tendrás que añadir las opciones que el usuario puede seleccionar y la cantidad de opciones en las que puede hacer clic. Por ejemplo, si el usuario sólo puede indicar una opción, el número mínimo de respuestas es 1 y el máximo es siempre 1. Alternativamente, el número máximo puede aumentar si el usuario puede seleccionar más opciones.

Agrega tantas preguntas como quieras, pero recuerda que las encuestas demasiado largas tienen un mayor índice de abandono.

También puedes añadir textos introductorios a las preguntas o textos de cierre a la encuesta eligiendo la opción Texto.

Cuando hayas terminado de construir la encuesta puedes hacer clic en:

Siempre puedes volver atrás y editar la encuesta en cualquier momento. Sólo tienes que hacer clic en el botón Editar de la página de la lista.

Hay un último paso para mostrar la encuesta en la app, y es crear el enganche para abrirla. Pueden tener 4 tipos de enganche:

Para crear el banner de comunicación, debes entrar en la página Gestión de mensajes de la sección Comunicaciones. Haz clic en Añadir Mensaje, elige el idioma y escribe el título y el texto del mensaje. A continuación, selecciona Funcionalidad interna en el menú desplegable e introduce lo siguiente: showSurvey('XXX.ID'), sustituyendo XXX por el ID de la encuesta.

Atención: para conocer el ID de la encuesta, haz clic en la encuesta en la lista de la página *Encuesta.

Entrarás en la página de edición: el ID corresponde a la última parte de la url de la página (por ejemplo, https://admin-.app/surveys/details/**YmLaYZoDFCNm4PRYf7dW). Cópialo y pégalo en el comando a insertar en la comunicación para crear el banner, de forma que tengas: showSurvey('YmLaYZoDFCNm4PRYf7dW.ID')**.

Puedes insertar una imagen de fondo. Recuerda que el periodo de visibilidad del banner debe coincidir con el periodo de actividad de la encuesta. A continuación, marque la opción Noticias y defina una etiqueta (por ejemplo, encuesta).

Recuerda pulsar la tecla Enter de tu teclado después de crear la etiqueta.

Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. El banner sólo será visible en la aplicación durante el periodo que hayas indicado.

La encuesta ya está lista para su uso.

Consejo profesional: Puedes desactivar la encuesta según tus necesidades sin cambiar el periodo de visibilidad del banner haciendo clic en el botón Desactivar de la lista de la página Encuesta.

A medida que los usuarios responden a la encuesta, puedes ver y descargar información sobre cada pregunta. Haz clic en el icono Informe (imagen de un gráfico de columnas) y accede a la página dedicada.

Entre otra información, encontrarás el número total de usuarios que participaron en todas las encuestas activas en el periodo de tiempo dado (repetido, si participaron en varias encuestas) y el número de usuarios únicos (independiente del número de encuestas en las que participaron).

Para cada pregunta de la encuesta, encontrará un informe específico:

Para descargar el archivo .csv del informe, pulsa el botón Exportar informe en la parte superior derecha.

Account

En esta sección puedes configurar tu perfil personal a voluntad y encontrar toda la información relacionada con tu Account.

Es aquí donde puedes

Para cambiar el idioma de la interfaz, simplemente haz clic en el icono de la bandera deseada. El cambio se produce inmediatamente. Puede elegir entre: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno.

También puedes cambiar tu contraseña. Sólo tienes que escribir la nueva en el espacio previsto para ello y repetirla en el espacio inferior. Recuerda hacer clic en el botón azul Guardar.