IFM

En esta sección puedes configurar Servicios On Site (por ejemplo, preparación de salas, actividades de mantenimiento del espacio, etc.) y está dividida en tres páginas: Servicios, Permisos y Peticiones.

En la página Servicios puedes:

Ver los servicios y categorías que ha introducido
Seleccione el horario de trabajo de los "Servicios On Site"
Añadir una categoría de servicio
Definir el horario de trabajo de una categoría
Eliminar una categoría
Añadir servicios individuales dentro de una categoría
Editar servicios individuales dentro de una categoría
Eliminar servicios individuales dentro de una categoría
Importación masiva de la oferta
Pausar una o varias categorías

Por otro lado, en la página de Permisos, tienes la opción de:

Autorizar a los usuarios a utilizar los servicios de IFM

En la página de Peticiones puedes:

Ver las solicitudes realizadas por los clientes
Exportar el archivo CSV de las solicitudes realizadas

Por último, puedes gestionar pedidos si tienes un perfil habilitado como operador de IFM.

La página Servicios muestra la información que has proporcionado sobre los servicios y sus categorías. En particular, debajo del nombre de cada Categoría, puedes leer el nombre de los servicios individuales, su coste en puntos y/o euros, la cantidad máxima que se puede pedir y su disponibilidad. Los artículos aparecen por orden de inclusión, no por orden alfabético.

Primero haz clic en la palabra Horas de servicio de la barra superior. En este punto, puedes ver en la pantalla que se ha abierto una cuadrícula subdividida por día y hora: el esquema está estructurado en un marco temporal semanal y las franjas horarias se dividen en períodos de 30 minutos. Pulsa sobre los puntos correspondientes al horario de funcionamiento de los servicios ofrecidos: el punto verde indica que los servicios están disponibles, el punto rojo indica que los servicios no están activos. Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que hayas terminado de editar. Ten cuidado: los horarios establecidos serán los predeterminados para todos los servicios y serán válidos hasta que decidas cambiarlos. Para cada servicio individual podrás establecer diferentes horarios si lo necesitas.

Ahora tienes que empezar a crear las categorías en las que se colocarán los servicios individuales haciendo clic en Añadir categoría. En la pantalla que se abre puedes introducir el nombre de la categoría en varios idiomas: inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno. Gracias a la función multilingüe, los clientes leerán el nombre de la categoría en el idioma de su elección dentro de la aplicación (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en italiano, sólo mostrará texto en italiano). Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que has terminado de editar.

Si, por el contrario, deseas definir horarios específicos para una categoría (es decir, sólo válidos para esa categoría), haz clic en el botón Horarios de la categoría, que se encuentra a la derecha junto a la categoría que deseas editar. En la pantalla que se abre, puedes ver una cuadrícula similar a la que se utiliza para indicar las horas de trabajo de los "Servicios On Site". La parrilla se divide por días y horas semanalmente y las franjas horarias se dividen en períodos de 30 minutos. Haz clic en los puntos para definir los momentos en que la categoría está activa o no disponible: el punto verde indica que los servicios están disponibles, el punto rojo indica que los servicios no están activos. Recuerda hacer clic en el botón azul Salvar una vez que has terminado de editar.

Si necesitas borrar una categoría, haz clic en el botón Suprimir a la derecha de la categoría, indicado por el icono rojo de un cubo de basura. Atención: el cambio se producirá instantáneamente sin necesidad de solicitar confirmación.

Veamos ahora cómo añadir servicios a una categoría determinada. A la derecha de cada categoría, se encuentra el botón Añadir. Su función es añadir servicios individuales relacionados con una categoría determinada. Al pulsarlo, se abre una pantalla en la que puedes indicarlo:

El nombre del servicio, seguido de una breve descripción opcional. Puedes introducir la información en inglés, italiano, español, francés, turco, euskera, catalán y chileno: los clientes leerán el nombre y la descripción del servicio en el idioma que elijan dentro de la app (por ejemplo, si la cuenta del usuario está en italiano, sólo mostrará texto en italiano).
El coste en puntos, en euros y pesos del servicio
La disponibilidad (por ejemplo, si sólo se pueden habilitar 2 salas al mismo tiempo, la disponibilidad será 2)
La cantidad máxima que puede pedirse (por ejemplo, si sólo puedes crearse una sala por motivos de organización).
El plazo expresado en horas de trabajo, es decir, cuánto tiempo se necesita para prestar el servicio; como alternativa al plazo en horas, puedes indicarse que el servicio se prestará "lo antes posible". Para cada servicio concreto, puedes especificar variantes, es decir, servicios adicionales (por ejemplo, en el caso del montaje de una sala, las variantes podrían ser "disposición de las sillas", "elementos adicionales", etc.). Para cada variante, debes indicarse lo siguiente:
El nombre (por ejemplo, "elementos adicionales")
Los servicios a elegir (por ejemplo, "agua embotellada", "proyector", "bloc de notas y bolígrafo")
El número de servicios que se pueden elegir, donde "min" indica el número mínimo de elementos que el usuario puede seleccionar y "max" el número máximo. Específicamente:
mínimo 1, máximo 1: significa que el usuario sólo puede elegir un artículo (por ejemplo, sólo agua embotellada)
mín 0, máx 2: implica que el usuario puede solicitar hasta dos elementos (por ejemplo, proyector y agua embotellada).
mín 0, máx 3: el usuario puede elegir hasta tres elementos etc. El precio del servicio se añadirá al coste del servicio y puedes expresarse en euros o en porcentaje. Si, por ejemplo, indicas un 10% como precio de la variante y el servicio cuesta 20 euros, el usuario tendrá que pagar un total de 22 euros. Para añadir más variantes, haz clic en el botón circular verde con una cruz en el centro. Si, por el contrario, decides suprimir una variante, haz clic en la X situada a la derecha del elemento que deseas suprimir. Recuerde hacer clic en el botón azul Guardar variante para no perder los cambios en las variantes. Cuando has terminado de añadir el servicio, pulsa el botón azul Salvar en la parte inferior de la pantalla.

Finalmente, si necesitas editar servicios individuales más tarde, simplemente haz clic en el icono del lápiz a la derecha de cada servicio. También puedes borrarlas haciendo clic en el icono de el basurero correspondiente.

Consejo profesional: Si tienes muchos productos que añadir a IFM, puedes importarlos todos a la vez. Haz clic en Importación masiva y elige si deseas copiar la información en un fichero Excel o si deseas compilarla directamente en el espacio previsto para ello.

En función de las necesidades de su empresa, puedes autorizar a todos los usuarios a utilizar los servicios de IFM o sólo a un grupo de personas. Para autorizar sólo a determinados usuarios, hay que ir a Permisos y hacer clic en Autorizar usuario. Puedes buscar a una persona concreta dentro de la base de datos introduciendo su nombre, apellidos o dirección de correo electrónico. Haz clic en el icono de la lupa y, cuando encuentre el usuario deseado, haz clic en el icono de la parte inferior derecha para añadirlo a la lista. Siempre puedes eliminar un usuario de la lista haciendo clic en el icono eliminar (que representa un cubo de basura) situado a la derecha del nombre del usuario. Por otro lado, para buscar a alguien que ya esté en la lista, puedes escribir su nombre, apellidos o dirección de correo electrónico en el campo buscar. El filtro ya está activado mientras rellena el campo.

Pasemos ahora a la página Peticiones, que ofrece una visión detallada de las solicitudes realizadas por los usuarios y de su estado de tramitación. Para una legibilidad óptima, se han colocado filtros en la parte superior de la página para que pueda seleccionarlos según sus necesidades. Las solicitudes pueden verse según:

En la fecha en que se realizó la solicitud, seleccionando un periodo de tiempo determinado;
En la fecha de asunción del servicio, seleccionando un periodo de tiempo determinado;
A la fecha en que se prestó el servicio, seleccionando un periodo de tiempo determinado;
Sólo podrán tenerse en cuenta las solicitudes que se hayan cerrado más allá del plazo máximo permitido, es decir, más allá del Acuerdo de Nivel de Servicio acordado;
El estado del servicio (introducido, asumido, en curso, finalizado, pendiente, excepción, cancelado, todos). Una vez seleccionados los criterios de visualización, pulse el botón azul aplicar filtros y verá aparecer en la parte inferior una lista de servicios con esas características. En concreto, en la lista se puede leer:
El identificador de usuario
El punto de recogida
La fecha del informe
La fecha y hora de solicitud, ejecución y, en su caso, cierre
Nombre, apellidos y correo electrónico del usuario
El servicio solicitado
Cualquier nota
SLA (Service Level Agreement)
Estado de la solicitud

Para exportar el archivo CSV de la lista de solicitudes, haz clic en el botón Exportación situado a la derecha de la página. La exportación se realizará inmediatamente. Puedes exportar todas las solicitudes o sólo las que le interesen. En este último caso, recuerda aplicar los filtros adecuados a la lista antes de exportar el archivo.

En cambio, si deseas gestionar un servicio On Site solicitado por un usuario, deberá conectarse al back office con un perfil habilitado para la gestión operativa de los pedidos. Introduce sus credenciales y, si gestiona más de un sitio, selecciona el deseado.

Los pedidos se organizan por semanas y pueden visualizarse en forma de calendario o agenda. Los servicios que tienen fecha y hora de ejecución son azules, los que deben completarse lo antes posible son azules. Todos los servicios cerrados tienen fondo blanco.

Cada servicio tiene una indicación de la fecha, la hora, el ID de la solicitud, el nombre del servicio y el estado de preparación. Para gestionar una solicitud, basta con hacer clic en el pedido del que desea ocuparse y entrar en la ficha detallada.

En la pantalla que se abre, puede ver toda la información relacionada con el pedido: el nombre del servicio, el solicitante, la fecha de solicitud y el plazo de entrega, el punto de recogida elegido, la forma de pago seleccionada, las variantes seleccionadas y las notas.

Siempre se muestra el estado actual, así como el botón para cambiar el estado, que quedará registrado con la fecha y hora de la operación. Haz clic en el botón Cambiar estado y selecciona uno de los estados posibles. También puedes añadir un mensaje que se enviará al usuario.

Al entrar en el chat relacionado con el pedido individual, puedes ver todos los cambios de estado que se han realizado y todos los mensajes enviados. La notificación del cambio de estado y el posible mensaje se envían automáticamente al usuario.

También puede imprimir el detalle del pedido. Para ello, haga clic en el botón Imprimir.