v.0 - 09/10/2024

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IFM

In questa sezione puoi impostare dei Servizi On Site (ad esempio, la preparazione di una sala, attività di manutenzione degli spazi, ecc.) e si suddivide in tre pagine: Servizi, Autorizzazioni e Richieste.

Nella pagina dedicata ai Servizi puoi:

Nella pagina riservata alle Autorizzazioni, invece, hai la possibilità di:

Nella pagina dedicata alle Richieste puoi:

Infine, puoi gestire gli ordini se hai un profilo abilitato come operatore IFM.

La pagina Servizi mostra le informazioni da te indicate in merito ai servizi e le relative categorie da te offerte. In particolare, sotto al nome di ogni Categoria, puoi leggere il nome dei singoli servizi, il loro costo in punti e/o in euro, la quantità massima ordinabile e la loro disponibilità. Gli elementi compaiono in ordine di inserimento, non in ordine alfabetico.

Per prima cosa clicca sulla scritta Orari di servizio posta sulla barra in alto. A questo punto, puoi vedere sulla schermata che si è aperta una griglia suddivisa per giorno e orario: lo schema è strutturato su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti. Clicca sui pallini corrispondenti agli orari lavorativi dei servizi offerti: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi. Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica. Fai attenzione: gli orari impostati saranno il default per tutti i servizi e saranno validi finché non deciderai di modificarli. Per ogni singolo servizio sarà possibile impostare degli orari differenti nel caso ce ne sia necessità.

Adesso devi cominciare a creare le categorie in cui inserire i singoli servizi, cliccando su *Aggiungi categoria. Sulla schermata che si apre puoi indicare il nome della categoria in diverse lingue: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno. Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome della categoria nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano). Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica.

Se desideri, invece, definire gli orari specifici di una categoria (quindi validi solo per quella categoria), clicca sul pulsante Orari della categoria, che puoi trovare a destra in corrispondenza della categoria da modificare. Sulla schermata che si apre, puoi vedere una griglia analoga a quella utilizzata per indicare gli orari lavorativi dei “Servizi On Site”. Lo schema è suddiviso per giorno e orario su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti. Clicca sui pallini per definire gli orari in cui la categoria è attiva o non disponibile: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi. Ricorda di cliccare sul pulsante blu Salva una volta che hai terminato la modifica.

In caso di bisogno, puoi eliminare una categoria, clicca sul pulsante Elimina che trovi a destra della categoria, segnalato dall’icona rossa di un cestino. Fai attenzione: la modifica avverrà all’istante senza la richiesta di conferma.

Vediamo ora come inserire servizi in una data categoria. A destra di ciascuna categoria, c’è il pulsante Aggiungi. La sua funzione è quella di aggiungere i singoli servizi relativi a una certa categoria. Cliccandoci sopra, si apre una schermata nella quale puoi indicare:

Per ultimo, se devi modificare i singoli servizi in un secondo momento, non devi fare altro che cliccare sull’icona della matita a destra di ciascun servizio. Puoi anche eliminarli cliccando sulla rispettiva icona a forma di cestino.

Consiglio Pro: se hai molti prodotti da aggiungere a IFM puoi importarli tutti in una volta. Clicca su Importazione massiva e scegli se copiare le informazioni su un file excel oppure se desideri compilarle direttamente nello spazio apposito.

In base alle esigenze aziendali, è possibile autorizzare tutti gli utenti a usufruire dei servizi IFM oppure autorizzare solo un gruppo di persone. Per abilitare solo alcuni utenti specifici bisogna entrare nella pagina Autorizzazioni e cliccare su Autorizza utente. È possibile ricercare una persona specifica all’interno del database digitando il nome, il cognome oppure l’indirizzo e-mail. Clicca sull’icona della lente di ingrandimento e quando trovi l’utente desiderato clicca sull’icona in basso a destra per aggiungerlo alla lista. È sempre possibile cancellare dalla lista un utente cliccando sull’icona elimina (raffigurante un cestino) alla destra del nome dell’utente. Per cercare, invece, qualcuno che è già presente nell’elenco, puoi digitare il suo nome, il cognome o l’indirizzo e-mail nel campo Cerca. Il filtro si attiva già mentre compili il campo.

Passiamo adesso alla pagina Richieste, che offre un quadro dettagliato delle richieste fatte dagli utenti e sul loro stato di lavorazione. Per una lettura ottimale, sono stati inseriti dei filtri da selezionare in base alle proprie esigenze nella parte superiore della pagina. Si possono visualizzare le richieste in base:

Per esportare il report CSV dell’elenco delle richieste, clicca sul pulsante Esporta posto a destra della pagina. L’esportazione avverrà immediatamente. Puoi esportare tutte le richieste o solo quelle che ti interessano. In quest’ultimo caso, prima di esportare il file, ricorda di applicare i dovuti filtri alla lista.

Se vuoi gestire un servizio On Site richiesto da un utente, invece, devi accedere al back office con un profilo abilitato alla gestione operativa degli ordini. Inserisci le tue credenziali e, se gestisci più di un sito, seleziona quello desiderato.

Gli ordini sono organizzati per settimana e possono essere visualizzati sotto forma di calendario o di agenda. I servizi che hanno una data e un’ora richiesta per l’esecuzione sono di colore blu, quelli da evadere il prima possibile sono azzurri. Tutti i servizi chiusi hanno uno sfondo bianco.

Ogni servizio ha l’indicazione della data, dell’ora, dell’ID della richiesta, del nome del servizio e dello stato di preparazione. Per gestire una richiesta è sufficiente cliccare sull’ordine che intendi prendere in carico ed entrare nella scheda di dettaglio.

Nella schermata che si apre puoi vedere tutte le informazioni relative all’ordine: il nome del servizio, il richiedente, la data e l’ora limite per la consegna, le eventuali varianti selezionate e le note.

È sempre indicato lo stato corrente e il pulsante per procedere al cambio di stato, che sarà registrato con data e ora dell’operazione. Clicca sul pulsante Cambia stato e selezionane uno tra quelli possibili. Puoi aggiungere anche un messaggio che sarà inviato all’utente.

Entrando nella chat relativa al singolo ordine è possibile vedere tutti i cambi di stato effettuati e tutti i messaggi inviati. La comunicazione del cambio di stato e l’eventuale messaggio sono inviati automaticamente all’utente.

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Dove vedo i servizi e le categorie che ho inserito?

La pagina SERVIZI mostra le informazioni da te indicate in merito ai servizi e le relative categorie da te offerte. In particolare, sotto al nome di ogni Categoria, puoi leggere il nome dei singoli servizi, il loro costo in punti e/o in $, la quantità massima ordinabile e la loro disponibilità. Gli elementi compaiono in ordine di inserimento, non in ordine alfabetico.

Come faccio a selezionare gli orari lavorativi dei “Servizi on Site”?

Per prima cosa clicca sulla scritta ORARI DI SERVIZIO posta sulla barra in alto. A questo punto, puoi vedere sulla schermata che si è aperta una griglia suddivisa per giorno e orario: lo schema è strutturato su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti.

Clicca sui pallini corrispondenti agli orari lavorativi dei servizi offerti: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi. Ricorda di cliccare sul pulsante blu SALVA una volta che hai terminato la modifica.

Attenzione: gli orari impostati saranno il default per tutti i servizi e saranno validi finché non deciderai di modificarli. Per ogni singolo servizio sarà possibile impostare degli orari differenti nel caso ce ne sia necessità.

Come faccio ad aggiungere una categoria di servizio?

Il pulsante AGGIUNGI CATEGORIA, posto nella barra in alto di fianco al pulsante “Orari di Servizio”, permette di aggiungere una categoria particolare ai tuoi servizi (ad esempio, “Organizzazione”, “Configurazioni”, ecc.). All’interno di ogni categoria puoi aggiungere servizi specifici (es. “Allestimento Sala”).

Sulla schermata che si apre puoi indicare il nome della categoria in diverse lingue: inglese, italiano, spagnolo, francese, turco, basco, catalano e cileno. Grazie alla funzione multilingua, i clienti leggeranno il nome della categoria nella lingua da loro scelta all’interno dell’app (es. se l’account dell’utente è in italiano mostrerà solo scritte in italiano).

Ricorda di cliccare sul pulsante blu SALVA una volta che hai terminato la modifica.

Come si definiscono gli orari di una categoria?

Se desideri definire gli orari specifici di una categoria (quindi validi solo per quella categoria), clicca sul pulsante ORARI DELLA CATEGORIA, che puoi trovare a destra in corrispondenza della categoria da modificare.

Sulla schermata che si apre, puoi vedere una griglia analoga a quella utilizzata per indicare gli orari lavorativi dei “Servizi On Site”. Lo schema è suddiviso per giorno e orario su un arco di tempo settimanale e le fasce orarie sono divise in periodi di 30 minuti. Clicca sui pallini per definire gli orari in cui la categoria è attiva o non disponibile: il pallino verde indica la disponibilità ad effettuare i servizi, il pallino rosso segnala che i servizi non sono attivi.

Ricorda di cliccare sul pulsante blu SALVA una volta che hai terminato la modifica.

Come si elimina una categoria?

Per eliminare una categoria, clicca sul pulsante ELIMINA che trovi a destra della categoria, segnalato dall’icona rossa di un cestino. Fai attenzione: la modifica avverrà all’istante senza la richiesta di conferma.

Come faccio ad aggiungere singoli servizi all’interno di una categoria?

A destra della categoria da modificare, c’è il pulsante AGGIUNGI. La sua funzione è quella di aggiungere i singoli servizi relativi a una certa categoria.

Cliccandoci sopra, si apre una schermata nella quale puoi indicare:

Per ogni particolare servizio, si possono specificare delle varianti, ovvero delle prestazioni aggiuntive (ad esempio, nel caso dell’allestimento di una sala, le varianti potrebbero essere “disposizione sedie”, “elementi aggiuntivi”, ecc.).

Per ogni eventuale variante si deve indicare:

Per aggiungere più varianti, clicca sul pulsante verde a forma di cerchio con una croce al centro. Se, invece, decidi di eliminare una variante, clicca sulla X a destra dell’elemento da cancellare.

Ricorda di cliccare sul pulsante blu SALVA VARIANTE per non perdere le modifiche relative alle varianti. Quando hai finito di aggiungere il servizio, clicca sul pulsante blu SALVA in fondo a tutta la schermata.

Come faccio a modificare i singoli servizi all’interno di una categoria?

Per modificare i singoli servizi all’interno di una categoria non devi fare altro che cliccare sull’icona della matita a destra di ciascun servizio.

Ricorda di cliccare sul pulsante blu SALVA VARIANTE per non perdere le modifiche relative alle varianti. Quando hai finito di modificare il servizio, clicca sul pulsante blu SALVA in fondo a tutta la schermata.

Come si fa a eliminare un singolo servizio all’interno di una categoria?

Se desideri cancellare un singolo servizio e non tutta la categoria, devi cliccare sull’icona rossa a forma di cestino a destra di ciascun servizio. Fai attenzione: la cancellazione avviene immediatamente, senza una conferma da parte tua.

Come faccio importare in modo massivo l’offerta?

Se hai molti prodotti da aggiungere a IFM puoi importarli tutti in una volta. Clicca su IMPORTAZIONE MASSIVA e scegli se copiare le informazioni su un file excel oppure se desideri compilarle direttamente nello spazio apposito.

Nel caso decidessi di servirti di un file excel, scrivi tutte le informazioni e poi copiale nello spazio che si apre quando clicchi su IMPORTAZIONE MASSIVA.

Come faccio ad autorizzare gli utenti a usufruire dei servizi IFM?

È possibile autorizzare tutti gli utenti a usufruire dei servizi IFM, oppure autorizzare solo un gruppo di persone. Per abilitare solo alcuni utenti specifici bisogna entrare nella pagina Autorizzazioni e cliccare su AUTORIZZA UTENTE. È possibile ricercare una persona specifica all’interno del database digitando il nome, il cognome oppure l’indirizzo e-mail. Clicca sull’icona della lente di ingrandimento e quando trovi l’utente desiderato clicca sull’icona in basso a destra per aggiungerlo alla lista.

È sempre possibile cancellare dalla lista un utente cliccando sull’icona elimina (raffigurante un cestino) alla destra del nome dell’utente.

Per cercare, invece, qualcuno che è già presente nell’elenco, puoi digitare il suo nome, il cognome o l’indirizzo e-mail nel campo CERCA. Il filtro si attiva già mentre compili il campo.

Come faccio a visualizzare le richieste effettuate dai clienti?

La pagina RICHIESTE offre un quadro dettagliato delle richieste fatte dagli utenti e sul loro stato di lavorazione. Per una lettura ottimale, sono stati inseriti dei filtri da selezionare in base alle proprie esigenze nella parte superiore della pagina.

Si possono visualizzare le richieste in base:

Una volta selezionati i criteri di visualizzazione, clicca sul pulsante blu APPLICA FILTRI e vedrai comparire in basso una lista dei servizi con quelle caratteristiche.

In particolare, nell’elenco puoi leggere:

Come faccio a esportare il report CSV delle richieste effettuate?

Per esportare il file CSV dell’elenco delle richieste, clicca sul pulsante ESPORTA posto a destra della pagina. L’esportazione avverrà immediatamente. Puoi esportare tutte le richieste o solo quelle che ti interessano. In quest’ultimo caso, prima di esportare il file, ricorda di applicare i dovuti filtri alla lista.

Come gestire gli ordini dei servizi On Site?

Per gestire un servizio On Site richiesto da un utente, devi accedere al back office con un profilo abilitato alla gestione operativa degli ordini. Inserisci le tue credenziali e, se gestisci più di un sito, seleziona quello desiderato.

Gli ordini sono organizzati per settimana e possono essere visualizzati sotto forma di calendario o di agenda. I servizi che hanno una data e un’ora richiesta per l’esecuzione sono di colore blu, quelli da evadere il prima possibile sono azzurri. Tutti i servizi chiusi hanno uno sfondo bianco.

Ogni servizio ha l’indicazione della data, dell’ora, dell’ID della richiesta, del nome del servizio e dello stato di preparazione. Per gestire una richiesta è sufficiente cliccare sull’ordine che intendi prendere in carico ed entrare nella scheda di dettaglio.

Nella schermata che si apre puoi vedere tutte le informazioni relative all’ordine: il nome del servizio, il richiedente, la data e l’ora limite per la consegna, le eventuali varianti selezionate e le note.

È sempre indicato lo stato corrente e il pulsante per procedere al cambio di stato, che sarà registrato con data e ora dell’operazione. Clicca sul pulsante CAMBIA STATO e selezionane uno tra quelli possibili. Puoi aggiungere anche un messaggio che sarà inviato all’utente. Poi, clicca su CAMBIA STATO.

Entrando nella chat relativa al singolo ordine è possibile vedere tutti i cambi di stato effettuati e tutti i messaggi inviati. La comunicazione del cambio di stato e l’eventuale messaggio sono inviati automaticamente all’utente.